大学職員の採用試験に合格するためには、仕事理解や業界研究を行う必要があります。そこで、現役大学職員である管理人が大学職員の「広報・入試の仕事」について解説します。

はじめに

大学数の増加や少子化、優秀な高校生は海外の大学に進学する学生が増えているなど、大学の置かれている状況は年々厳しくなっています。

そのような中で、受験生を増やしたら入学者を確保することは重要であり、それに伴い広報や入試の仕事の重要性も高まっています。

受験生を集めるためには「広報」が重要と考える人もいますが、入試制度を改革することで受験者増を実現した大学もあります。

このため、受験生を増やすためには広報と入試を組み合わせながら進めていく必要があるので、広報と入試の仕事については一緒に理解を深めるとよいと思います。

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広報・入試の主な仕事

広報・入試の主な仕事は、受験のターゲットとなる高校生などに対する広報がイメージしやすいですが、それだけではなくて社会に対して大学の成果を発信したり、新たな入試制度の検討・実施をするなど幅広いものがあります。

また、受験生に対するPRについても、冊子物、ホームページ、SNS、イベントなど様々な媒体を活用して実施していくことになります。

広報の仕事に携わりたいという人は、自分がどのような形で貢献できるかイメージしておくとよいと思います。

高等学校や予備校等への大学のPR

現在の大学では、18歳人口だけでなく社会人を受け入れることも求められていますが、現状では受験生・入学生の多くは18歳~20歳程度の年齢の学生となります。このため、大学の広報の相手のメインは高等学校や予備校になります。

具体的な仕事としては高等学校や予備校に訪問し、大学のPRを行い受験生を増やすことです。

高校生が進路や希望校を決定する際には高等学校や予備校の先生の助言を聞くことも多いので、高等学校や予備校の先生との信頼関係を築いておくことは非常に重要になります。

高校生対象の進路イベントへの参加

高校生の進路選択の支援をするために多くの高等学校で「進路ガイダンス」というようなイベントを実施していたり、業者が外部の会場を使って進路に関するイベントを実施していたりします。

このようなイベントでは大学ごとにブースを作っていて、高校生が希望する大学のブースに行って説明を聞くという形になっています。

広報・入試の担当者は、このようなイベントに参加し高校生に対して大学のPRや入試の説明を行ったりします。高校生は1回のイベントで複数の大学の説明を聞くことになるので、高校生が魅力を感じるような説明をする必要があります。

オープンキャンパスの企画・運営

多くの大学では夏休みの期間などに大学独自のオープンキャンパスを実施しています。

オープンキャンパスでは学部・学科等のガイダンス、模擬授業、入試の説明、受験対策、体験講座、学食体験、在学生との相談コーナー、経済支援の説明コーナーなど、様々な内容のイベントを実施するので、それらのすべての準備・調整を行う必要があります。

多くの大学では広報・入試の部署だけでは対応できないので、広報・入試に関係のない部署や先生方に協力をお願いしながら運営をしていくことになります。

このため事前準備に必要な段取り力や調整力が求められることになります。

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大学案内(パンフレット)の作成

各大学では大学をPRするための大学案内(パンフレット)を作成しています。大学案内(パンフレット)は、学長挨拶、学部・学科の説明、教員紹介、先輩学生の紹介、就職実績、施設の紹介など、かなり幅広い情報を掲載しています。

このためオープンキャンパスと同様ですが、多くの人の協力を得ながら仕事を進めていく必要があります。

また、大学としてと新しい学部ができた際や、新しい入試制度が創設された際など、その都度専用のPRポスターなども作ることもあります。

大学案内(パンフレット)もポスターも職員自身がデザインするということはあまりないですが、「デザイン」というのは好き嫌いがあったりするので、上司が気に入ったデザインでも担当の先生は納得しないとか、担当教員は気に入っていても責任者が気に入らないということもあるので、多くの人に納得してもらうような説明力や信頼関係も大事になります。

大学ホームページの管理・運営

大学案内(パンフレット)と同様にほとんどの大学でホームページを作成しています。

ホームページは大学案内(パンフレット)と異なり、随時新しい情報を掲載することができるので、イベントの告知や活躍いた教員・学生の紹介など、随時、大学のPRになりそうな情報を掲載していきます。

また、事故や不祥事があった際などもホームページで報告したりすることもあるのですが、どのような文章で掲載するかについてはかなり気を遣う必要があります。

ホームページを管理・運営するうえでは大学内の最新の情報を常に得る必要があるため、大学内での情報の取り方が非常に重要になります。

大学のPRの動画の作成

最近の大学では動画を作成して、動画で大学をPRする場合もあります。

この動画も大学全体を紹介する動画から、活躍する学生を紹介する動画、就職・キャリア支援を紹介する動画、在学生が大学を紹介する動画、特色ある研究を紹介する動画など様々なものがあります。

動画についてかなり幅広いコンテンツができるので、新たな企画が考えやすかったり、実行もしやすいのでこれから大学職員となる人にとっても自分のアイデアを提案しやすいかもしれません。

各種SNSの運営

ツイッターについては多くの大学で運営していますが、その他にもインスタグラムなどSNSを広報に活用している大学が増えています。

ツイッターについても、大学の公式の部署が発信するものだけでなく、現役大学生が発信するアカウントがある大学など、色々と工夫できることがあると思います。

ただ、不用意な発言をしてしまうと炎上してしまうこともあるので慎重に運用する必要があったり、悪意のある書き込みをしてくる人もいるので、そのような対応は大変だったりもします。

入試募集要項の作成

大学では入学試験を行って入学者を決定しておりますが、入学試験を行うにあたっては入試ごとに募集要項というものを作っております。

入試募集要項には試験の手続きや試験内容等が記載されていますが、多くの大学では様々な入試を行っているためいくつもの募集要項を作成する必要があります。

AO入試、一般入試、留学生入試、社会人入試、大学院入試など大学によってはかなりの数の入試があるので、それぞれの入試に応じた募集要項を作成します。

もちろん、間違いがあると大変な問題になってしまうので、ひとつずつ丁寧に慎重に作成する必要があります。

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入学試験(推薦入試や一般入試等)の実施

入学試験の実施は、ミスが起こってしまうとニュースになったりするのでかなり神経を使います。願書の受付から受験票の発送、当日までの準備から運営、合格者の決定などそれなりに長い期間をかけて行いますが、どれもミスが許されない業務になります。

入試によってはかなり大掛かりなものになるので、入試担当ではない先生や職員を動員して当日の運営を行うこともあるので、イベント統括能力が求められたりもします。

入試当日には、問題に不備があることがわかったり、電車が止まってしまいスケジュールを急遽変更するなど色々なことが起こるので、難しい判断を迫られることもあります。

新しい入試の検討(入試改革)

これからの大学はいかに質のいい受験生を集め、質のいい入学生を確保できるかが課題となります。それを実現するためには大学のPRに力を入れるだけでなく入試改革を行っていく必要もあります。特に最近は「多様な学生を集める」という方向性になっているので、色々な種類の入試を行うことが求められています。

大学によっては入試改革を行ったことにより受験生を増やしたという事例も多くありますので、それらを参考に各大学に合った入試制度を検討する必要があります。

また、文部科学省からも「主体性」などを評価する入試に対応するよう求められるなど、国からの要請に基づいて新たな入試制度を導入しなければならないこともあります。

一般の方などからの問い合わせへの対応

大学としてもSNSでの発信等を増やしてきたこともあり、一般の方からすると様々なツールを経由して大学に対して問い合わせをしてくることが増えています。

問い合わせがきた際は、広報で答えられるものは広報で対応し、必要に応じて関係部署に回答をお願いすることになりますが、分野横断的な質問があったり、どの部署にも合致しない質問があるなど、対応に苦慮するケースもあります。

自分の部署で対応できないことを他の部署にお願いをすることはそれはそれで苦労したりもするので、学内で人間関係を作っておくことも大事になります。

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悪意のある書き込みへの対応

上記の問い合わせと少し近い部分がありますが、よくある事例としてツイッターなどに大学に関して事実と異なることが記載されていることがあったりします。

そのようなときは、その書き込みの影響度を踏まえて、事実関係を確認するのか、静観するのか、発信者に警告するのか、大学として何らかの見解を発表するのかなど、色々と検討したうえで進めていく必要があります。

実際にはなかなか判断基準が難しいところもあるので、その都度丁寧かつスピード感を持って検討を進めなければなりません。

記者会見対応

大学ではときどき記者会見を行うことがあります。この記者会見は、大学のプラスの面を発表するときもあれば、不祥事などに対する説明を行うときもあります。

このような記者会見を取り仕切るのも仕事も広報が担当するケースが多いです。

過去には不祥事の記者会見がうまくいかなくて炎上してしまうという事案もあるので、事前にリハーサルを行ったり、どう回答すれば悪い印象にならないかなどを考えたりします。

その他

大学の広報については、有名大学や人気大学についてはさほどPRをしなくても学生(受験者)は集まると思います。しかし、いわゆる底辺大学ではなかなか学生(受験者)が集まらないので大変です。

このため底辺大学のほうが創意工夫をしたPRを行っているので、大学によってはかなりおもしろい取組をやっていたりします。

ただ、少子化ということもありどの大学でも広報・入試に力を入れる大学も増えてきているので、職員に求めるものも大きくなってきています。

広報・入試の仕事内容に関する質問への回答

私はココナラというサイトを通じて、大学職員を目指す方からの相談を受け付けています。その中で広報・入試の仕事内容に関する質問がありましたので、そこでの回答を共有します。

<具体的な質問内容>
大学職員への転職を目指しており、近隣の大学で「入試広報課」の求人が出ておりました。可能であれば、この求人に応募したいのですが、仕事のイメージがなかなかわかないところもあります。入試広報課にはどのような業務があるか教えていただけますか。

回答は以下のとおりです。

大きく「入試の仕事」と「広報の仕事」がある

大学によって部署ごとの役割分担や業務内容は異なるケースがありますが、ここでは「入試の仕事」と「広報の仕事」に分けてご説明をいたします。

小規模の大学では、「入試」と「広報」を1つの部署や1人の担当者で対応しているところもあれば、大規模大学では、「入試課」と「広報課」で部署自体が分けられ、入試課では入試を中心に仕事を行い、広報課では広報を中心に仕事を行うというものもあります。

受験する大学どのような体制になっているかはわかりませんが、大学の規模や部署名を見て判断できる場合もあります。

「入試」の仕事について

「入試の仕事」としてはその名のとおり、自大学で実施する入試への対応が主な業務となります。

具体的には、入試募集要項の作成、入試に関する問い合わせ対応、出願者の受付や手続き、入試の準備(試験問題の作成手続き・管理、試験会場の割り振り・準備、入試当日の運営、合格発表手続き、入学手続き等)となり、1つの入試でも多くのプロセスを経ることになります。

「入試」と言っても現在の大学では幅広い入試を実施しており、推薦入試、AO入試、センター入試、大学独自の入試、留学生入試、社会人入試、編入学入試、大学院入試など幅広いものがあります。もちろんすべての入試には異なるルールがあり、それをしっかりと理解して正しく運用することが求められます。

特に、大学で入試ミスが発生してしまうと大きな問題(ニュース)になってしまうので、慎重さが求められる業務となります。

また、次にご説明をさせていただく「広報の仕事」と重なる部分もありますが、「入試広報(高校生等に受験してもらうための広報)」の業務を担当する場合もあります。

具体的には、高校生向けの冊子やウェブサイトへの広告の出稿、オープンキャンパスの企画・運営、高校生向けイベントでの広報、高等学校訪問などがあります。最近では、高校生の保護者向け説明会というのも増えてきています。

入試広報では、高校生に対して大学の魅力などを説明する場面も多くなりますが、高校生からは様々な質問がされます。

例えば、「どのような企業に就職できるのか」、「どのようなサークルがあるのか」、「自分が適用されそうな経済支援制度はあるか」、「どのくらいの学生が留学できるか。留学の要件(語学力等)はあるか」、「図書館の開館時間は長いか」、「有名な先生はいるか」など非常に幅広い質問がなされます。

このため、入試広報担当の職員は単に入試の制度や仕組みに詳しいだけでなく、大学全体について理解している必要があります。

このような人材になるためには、積極的に勉強する能力だけでなく、幅広い部署の職員や教員とコミュニケーションをとり、大学の情報を獲得できるようなコミュニケーション能力が必要になってきます。

その他にも、大学によっては入学前の段階で、「大学での学び方や過ごし方」を伝える入学前ガイダンスを実施していたりもします。

このようなイベントは、大学によっては「教務部門」で対応しているケースもありますが、場合のよっては入試担当部署で対応しているケースもあります。

「広報」の仕事について

「広報の仕事」としては、上記でご説明した入試広報と重なる部分もございますが、簡単に言うと大学を宣伝する仕事です。

こちらも大学によって考え方が異なる部分もありますが、細かく分けて考えると、高校生等の受験生に対する広報(入試広報)や、社会や一般向けの大学の知名度を高めるための広報(一般広報・大学広報)、グローバル社会を見据えた海外に対する広報(国際広報)、大学の研究成果を発信するための広報(研究広報)、大学の構成員の愛着を高めるための広報(インナーブランディング)などとに分けられる場合があります。

大学の規模によってそれぞれの役割を踏まえて対応している大学もあれば、すべて1つの「広報」としてあまり区別せずに対応している大学もあります。

具体的な業務としては、自大学ウェブサイト管理・運営、大学案内(パンフレット)の作成、取材対応、大学グッズの作成、広報戦略の策定、上記で記載した入試広報の仕事等が主なものとなります。

近年は、少子化の影響等から大学間の競争が激しくなってきており、質の高い受験生を獲得するという意味で広報の重要性は高まってきています。

また、国公私立大学問わず、大学には多額の税金が使われており、大学が社会に対してどのような貢献をしているかについて発信していくことも求められるようになってきています。

その他、私個人としては、「学生に自大学に入学してよかったと思ってもらい、卒業後にそれを発信してもらうこと」や「その学生が卒業後に社会で活躍すること」が大学にとっても大きな広報になると考えております。

そのためには、在学中に大学を好きになってもらうことが重要であり、その1つの役割がインナーブランディングだと考えています。広報と言うと、対外的な広報に目が行きがちですが、学内の広報戦略を考えるということも重要だと感じています。

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広報・入試の主な仕事まとめ

異常が広報・入試の主な仕事になります。広報と言うと華やかかイメージがありますが、実際には発信する際にはかなり慎重に行う必要があったり、苦情対応のようなものがあったりもします。

ただ、高校生に向けて自分の大学の良さをPRするという仕事はすごくやりがいがあることだと思いますし、受験者が増えたり減ったりなど、数字にも見えやすい仕事でもあるので、仕事内容としても魅力があると思っています。

合わせて読みたい記事

その他大学職員の「仕事理解」ができる記事

その他にも大学職員の「仕事理解」ができる記事がありますので、参考にご覧ください。

大学職員の仕事①「学生支援の仕事」の紹介
大学職員の仕事②「教務の仕事内容」の紹介
大学職員の仕事③「就職支援・キャリア支援の仕事」の紹介
大学職員の仕事④「産学連携・研究支援の仕事」の紹介
大学職員の仕事⑤「留学支援の仕事」の紹介
大学職員の仕事⑦「人事・総務の仕事」の紹介
大学職員の仕事⑧「企画・財務・会計の仕事」の紹介
大学職員の仕事⑨「情報システムの仕事」の紹介

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管理人プロフィール
・大学職員歴10年以上で採用試験の面接官を担当
・これまでに大学職員を目指す約100人の方の応募書類等の添削や面接対策に対応
・キャリアコンサルタント(国家資格)保有
・ツイッター(@daigaku_123)でも採用試験対策に関する情報を発信しています
・Amazonで採用試験対策に関する電子書籍を販売しています
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