部署名としては、人事課、人事企画課、総務課、総務企画課、人事労務課などの名称がついていることが多いようです。人事・総務の主な仕事は次のようなものがあります。

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教員や職員の採用・昇任の手続き

人事・総務で一番にイメージがつきやすいのが採用や昇任の手続きだと思います。

採用については、採用試験要綱のようなものを作成し、それに従って、試験を行い、採用者の決定を行います。

職員の試験内容については、書類審査、筆記試験、グループディスカッション、プレゼン試験、個人面接など、大学によって内容が異なっています。

応募手続き、受験票の送付、試験当日の準備、当日の運営、合格者の決定手続きなどを行います。

教員も同様に、書類審査や面接試験だけでなく、模擬授業を行うような大学があり、必要な試験の準備・運営などを行います。

入学試験ほどではないですが、採用試験についてもかなり気を遣う仕事になります。

教員については、先生方が実際の選考を行うケースが多いので、職員は補佐的に手続きをサポートするのみという場合もあります。

昇任については、大学の中の人への対応のため、採用試験ほどは気を遣いませんが、職員については、昇任制度がしっかりと整っていないと、モチベーションの低下につながってしまうので、昇任の選考手続きだけでなく、制度をどのようにしていくかということも課題になっています。

教員については、学部ごとに昇任のルールが決まっているケースが多く、これも選考は先生方が行うケースが多いので、職員はそのサポートをするということになることが多いです。

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教員や職員向けの研修を企画・運営

採用された教員・職員に対しては、それぞれ研修を行っていく必要があります。

職員に対しては、新入職員研修から、その後も継続的に研修を実施したり、主任研修や係長研修、管理職研修など、職階が上がるたびに研修を行うことが多いです。

研修を行ううえでは、外部の講師を探したり、内部の職員に研修講師をお願いしたりする必要があります。

また、研修は、時代に応じて変更する必要もあるため、随時、研修の効果を確認しながら、必要に応じて研修内容の変更を行っていく必要があります。

教員に対しては、職員ほど研修を行うケースは多くないのですが、授業改善や教育力向上のための研修をFD(Faculty Development)活動の一環として行ったりします。

この場合も同様に、講師の手配から研修当日の運営、研修内容の変更の検討などを行っていく必要があります。

教員や職員の評価(勤務評定)

教職員の評価を行うのも人事・総務の仕事の1つとなります。

職員については、民間企業の営業職のように、数字で表れるような実績が少ないため、どのように評価を行うかが難しかったりします。

また、教員については、同じ学部に研究内容の異なる教員が多くおり、研究内容が異なる状況で、優劣をつけるのは難しいと言われており、教員の評価も簡単にはいかなかったりします。

これは、昇任と同様に、ある程度しっかりとした制度になっていないと、教職員のモチベーションを下げてしまうことにもなるので、どのような制度にしていくかも重要になってきます。

昇任試験を行う際は、採用試験と同じような手続きで運営をしていく必要があります。

教員や職員の給与・諸手当の決定し・支払い

教職員の給与を決定・支払うのも人事・総務の仕事です。

教職員の給与は給料規則などに定められており、基本的にはルールどおりに支給するものですが、最近では、勤務成績に応じた給料にする傾向になってきています。

具体的には、勤務成績がよい人の給料は、翌年度の給料を通常の人よりも高くしたり、勤務成績が悪い人は、通常の人よりも翌年度の給料を下げたりする傾向があります。

このような給料の制度も教職員のモチベーションに関わってくるので、単なる支給を行うだけでなく、適切な制度の検討も求められています。

災害などが起きた際の危機管理

東日本大震災を機に、大学の危機管理が強く求められるようになってきています。

このため、各大学では、地震や火事などの危機を想定したマニュアルを作成し、実際に危機が起こった際に適切に対応できるよう準備を進めています。

このようなマニュアルは、実際に危機が起こってみて初めて課題が見えてくるので、随時、改定を行っていく必要があります。

危機管理の担当になった職員は、マニュアルを適切に改訂していくとともに、実際に危機が起こった際には、マニュアルに従って教職員、学生の安全を守るための対応をしていく必要があります。

避難訓練などを企画・実施

危機管理と近い仕事になりますが、避難訓練を実施する大学もあります。

避難訓練を行ううえでは、ストーリーの作成から事前の調整、当日の運営などを行う必要があります。

当然に、担当部署だけでは対応できないので、様々な部署に対して、協力のお願いをする必要があります。

また、先生方に対しても協力のお願いをすることになりますが、「授業を中断してまで訓練を行いたくない」などという教員もいたりと、簡単には実施できない場合もあったりします。

労働組合との交渉

大学にもよりますが、労働組合がある大学では、労働組合との交渉を行う必要があります。

実際には、管理職などが交渉を行うことになりますが、担当者は交渉資料の準備や、場合によっては交渉戦略を考えたりすることもあります。

労働組合との交渉は、労働法などに細かくルールが決められていたりもするので、労働法の勉強が必要になる場合もあります。

その他

教員の人事(採用)は、大学の教育力や研究力を上げるために、非常に重要な位置づけとなっていますが、教授会が権限を持っていることが多く、戦略的な人事がしにくいという現状があります(教員が戦略的な視点ではなく、知り合いなどを採用してしまうケースが多かったりします)。

現在、文科省においても、「教育力の強化」や「研究力の強化」ということ意識しているので、各大学においても何らかの改革が必要な時期にきています。

また、危機管理は、東日本大震災以降、求められるものが大きくなっており、各大学でマニュアル等の策定が盛んに行われるようになっています。

危機管理は、非常に幅広い観点(災害が起こったときの非難、学生の安全確認の方法、災害が発生したときの組織運営方法(職員がどのように動くか)など)があるので、かなり大変になってきています。

また、危機管理の1つの取組としうて、難訓練を行うにしても、授業時間にやるのを教員が反対したりなど、なかなかうまく進められないこともあります。

危機管理の仕事は、大学としては割と今までにない仕事になるので、企画力も必要ですし、先生方を説得するための高いコミュニケーション力なども、求められるようになります。

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