この記事では大学職員採用試験で最終面接に向けて準備すべきことや気を付けるべきこと、実際の最終面接ではどのような質問がされたかについて紹介します。

はじめに

大学職員の採用試験は競争率が高いこともあり、なかなか最終面接まで進むことが難しいです。このため、もし最終面接まで進むことができたら何としてでも内定を掴み取りたいですよね。

なかなか最終面接に向けて「これをやれば合格できる」というものをお伝えすることは難しいのですが、最終面接まで進めた方からいただいた情報を共有することで、最終面接に向けた心構えはできるかなと思っています。

そこでこの記事では大学職員への就職・転職を目指す方からご相談いただく過程の中で、最終面接まで進めた方からいただいた情報を中心に、できる限りリアルな情報をお伝えしたいと思います。

最終面接で落ちることはあるか

まず最初に「大学職員の最終面接で落ちることはあるのか」ということを気にする人も多いと思います。実際に私が就職・転職相談を受ける中でもよく聞く質問です。

結論としては、「最終面接で落ちることは結構ある」です。

一般的に就職・転職における最終面接では面接試験というよりは、「顔合わせ」的なこともあると言われています。

ただ、私にご相談いただいている方から聞く限りは、最終面接も1つの「選考」として位置付けている大学多く、「顔合わせ的」なものを「最終面接」と言っている大学はかなり少ない印象です。

このため、「最終面接」と言われたら基本的には「選考」で「最終面接でも落ちる可能性がある」と言うことは理解して臨んだほうがよいです。

最終面接の倍率はどの程度なのか

「最終面接の倍率はどれくらいですか」という質問もよく受けます。結論としては「大学よって大きく異なる」ということになります。

まず、私が大学職員への転職活動をした際には、2つの大学で最終面接まで進むことができたのですが、1つの大学は最終面接に4人残り、合格者は2人だったので、倍率としては2倍でした。

もう1つの大学は最終面接に30人程度残り、合格者は12人程度だったので、倍率としては約3倍でした。

次に、私にご相談いただいた方からの情報提供によると、

・都内有名私立大学
⇒最終面接受験者5~6名で合格者2名

・都内中堅大学(法人採用のため高校等への配属の可能性もあり)
⇒最終面接受験者6名程度で合格者4名

・地方総合大学
⇒最終面接受験者10名程度で合格者3名

という感じで、なんとなくになってしまいますが合格率で言うと30%~70%程度のなると考えています。

また、私にご相談いただいた方の複数の方から、「面接もうまくいき合格の感触もある。面接自体も終始和やかであった」という趣旨の報告があったにもかかわらず、最終的に不合格になった方もそれなりにいて、面接の感触がよくても油断できないところがあります。

これは、最終面接まで残る応募者の方はみなさん一定のレベル以上なので、面接試験をうまく対応できる方々が残っているということでもあると思います。

ただ、合格すると思っていて不合格になってしまうとかなりショックが大きくなってしまうので、面接の感触がよくても不合格になる可能性があるという心構えはもっていたほうがよいと思います。

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最終試験の面接官は理事長・学長なのか

最終試験の面接官が誰かということを気にする人も多いと思います。これも大学によって理事長・学長が面接官になることもあれば、そうでない場合もあります。

例えば、

A大学⇒面接官3人(理事長、理事、事務局長、その他書記2人)
B大学⇒面接官3人(理事・人事部長・人事課長)
C大学⇒面接官2名(人事部長・人事課長)

このように大学職員の最終面接では理事長・学長が出てくるケースと出てこないケースがあります。

また、役職の確認まではできていませんが、最終面接の面接官が5人以上いるケースや、面接官全員が70代以上(のように見えた)など、面接官が理事長・学長以外の面でもビックリするケースもあるので、色々なパターンがあることを理解しておくとよいと思います。

最終面接の面接時間はどれくらいか

最終面接についてはなんとなくそれなりにじっくりやるようなイメージがあるので、面接時間も長いイメージがあります。

感覚的には1次面接や2次面接よりも長い印象はありますが、面接時間が短い大学で30分程度、長い大学だと1時間程度というご報告を受けており、こちらもかなりバラツキがあります。

また、大学によっては最終面接の後に、現役職員との懇談の時間を設けていて、大学によっては面接時間+懇談時間という大学もありました。

職員との懇談があるということは、なんとなく「内定確定?」のような気もしますが、職員との懇談のあった大学でも合格の人と不合格の人がいたので、職員との懇談があったからといって内定というわけではなさそうです。

もしかしたら職員との懇談も選考の一環であった可能性もありますで、「内定」が正式に出るまではすべて選考だと思って油断しないほうがよいと思います。

最終面接では1次・2次面接と異なる質問がされるのか

面接試験では、面接の段階ごとに面接官が変わります。例えば大学職員の場合、1次面接では現場の係長や課長、2次面接では課長や部長、3次面接では部長や役員(理事長・学長を含む)といった感じです。

このように面接の段階ごとにより上位の役職の人が面接官になるということは間違いありません。

次に、面接での質問内容ですが、一般的には1次面接では「基本的な質問が多い」、2次面接では「踏み込んだ質問が多い」、最終面接では「意欲・貢献度・方針への合致度」などが見られると言われます。

ただ、私自身は必ずしもこの一般的な考え方の大学が多いかというとそうでもないと思っています。

もちろん、各選考に残す人数が決まっていたり、評価のポイントはあるのですが、面接試験はかなり面接官の裁量に委ねられている部分があるので、一般的な考え方どおりにならないと思っています。

例えば1次面接であっても、基本的な質問から始まるということは多いのですが、そこから踏み込んだ質問がされたということも多いですし、最終面接で重視されるとされている「大学で貢献できる人材か」や「大学の中でうまくやっていけそうか」などについては、1次面接でも2次面接でも最終面接でも、そのような観点で見られていると思います。

これは、私に就職・転職相談をしていただいた方から、1次面接でも、「思ったよりも突っ込まれた質問をされた」や「うまく答えられなかった質問が多かった」などのご報告をいただいているので、そんなに間違いではないと思っています。

もちろん最終面接に行けばいくほど、面接官の年代が上がるのは間違いないと思いますが、「最終面接ではこのような視点が見られる」と決めつけるのではなく、面接官によっても変わるということを理解しておくとよいと思います。

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最終面接でよく出される質問はあるのか

さきほど最終面接であっても、面接官の考え方によって出される質問が変わるのであまり決めつけないほうがよいとの話をしました。

ただ、私に就職・転職相談をいただいている皆さんから実際に最終面接で出された質問をまとめてみると、いくつか共通的に聞かれている質問がありますのでここで紹介したいと思います。

もちろんここに記載した質問を聞かれなった大学もありますし、面接試験では10~20程度の質問がなされますので、ここに記載した質問だけ対策をすればよいという訳ではあります。

最終面接を受けるうえではまずはこの質問から準備すればよいというイメージで捉えていただければと思います。

<最終面接でよく出される質問(実際に受けた人の質問を基に作成)
・志望動機について
・(転職者の場合)転職理由について
・理念や建学の精神について
・給与に関すること(給与が下がってしまうけど問題ないか)
・他大学の選考状況・併願状況について(内定を出した場合に入職するかどうか)
・逆質問
・最後の自己PRについて

また、質問内容とは異なりますが、最終面接は実際に「採用するかしないか」の最終判断をすることになるので、「大学職員として働きたい」「この大学で働きたい」などという熱意的な部分も重要になると思うので、回答内容だけでなく伝え方(態度)も含めて、熱意が伝わるような回答ができるとよいと思います。

大学職員採用試験の最終面接で実際に出された質問

続いて、私に大学職員への就職・転職のご相談をいただいた方からご報告のあった最終面接で実際に出された質問について、いくつかの大学の例を紹介します。

ここで紹介する質問は実際に受験された方の覚えている範囲の情報になりますが、面接対策の参考にしていただければと思います。

都内総合大学

・自己紹介と本学でどのように活躍したいかを3分程度でお願いします。
・現職を選んだ理由は何ですか。
・学生の就活時はなぜ〇〇をしたいと考えたのですか。
・〇〇をしたくて現職に入ったということだがそれはなぜですか。
・そこからなぜ大学職員を目指したいと思ったのですか。
・経理や広報やいろんな職務があるがどう考えていますか。
・なぜあなたは現職の今の部署に配属されたと思いますか。
・大学時代の就職活動のときに大学職員の仕事はあることは知っていましたか。
・大学時代の経験について具体的に教えていただけますか。
・現職で何かチャレンジしたことはありますか。
・今回転職しようと思ったきっかけはどんなものでしたか。
・今の労働時間はどんな状況ですか。
・大学職員の業務の内容には幅広いものがあるがその点はどう考えますか。
・あなたは周りからどう評価されていますか。強みと弱みはなどを含めてどういう人だと言われますか。
・最後に質問はありますか。
・(処遇を伝えられて)納得できますか。

都内の単科大学

・自己紹介と志望動機を簡単にお願いします。
・転職は2回目ですが、1回目に転職したきっかけは何ですか。
・今回転職を考えたきっかけは何ですか。
・入職後、配属を希望する部署はありますか。
・(現職でシステム導入に関わっていますが)本学に対して何らかのシステムを導入するとしたらどんな提案をしますか。
・他大学のシステム導入事例で気になったものはありますか。
・面接前に入職後の給料をお伝えしたがどのように思いましたか。
・現在の転職活動の状況を教えてください。
・本学は規模も小さいこともあり、あなたが何をやっているか周りにすぐ伝わるムラ社会のような側面がありますが問題なく馴染んでいけると思いますか。
・最後に何か質問はありますか。

都内中堅大学

・志望動機を教えてください。
・学園の開祖・学祖についてわかることを話してください。
・建学の精神と自分とで似通っている部分はありますか。
・大乗(仏教)とはどのようなものですか。
・10年後どうなっていたいですか。
・現職を辞めて転職したいと思った理由は何ですか。
・国公立と比べて私立大学でしかできないことは何だと思います。
・本学にどのように貢献できると思いますか。
・今後の私立学校・私立大学の経営は厳しいと思いますがどのように関わっていくつもりですか。
・自身の人格のルーツはどこにあると思いますか。

関東の公立大学

・現職を選んだ理由を教えてください。
・現職については、入職前と入職後のイメージはどのくらいでしたか。何%でいうとどのくらいイメージと合っていましたか。
・現職で働いていて大変なことはどんなことですか。
・現職のやりがいはどんなことですか。
・変な人(強く言ってくる人)に対してどうやって対応していましたか。
・信頼関係を構築するためにどのようなことに心がけていましたか。
・大学を取り巻く環境は変わってきていますが、どうやって大学は今後存続に向けていくべきだと思いますか。
・現職で残業はどれくらいありますか。
・大学では残業もありますが問題ないですか。また、忙しい部署もありますが、体力面に問題はないですか。
・最後に、本学で行うべきことを2つ教えてください。

地方総合大学

・志望動機をお願いします。
・なぜ今回転職しようと思ったのですか。
・あなたはものごとを何でも縦に割って考えるタイプですか。それとも義理人情で考えるタイプですか。
・あなたがリーダー性を発揮した経験を教えてください。
・ESに「〇〇のような大学にしたい」とありますが、なぜそのように考えたのか
・キリスト教教育に共感はできますか。
・他大学を受けている場合はその受験状況を教えてください。

地方小規模大学

・どうやって試験会場まで来ましたか。
・今の住居から通勤できますか。
・志望動機をお願いします。
・転職理由を教えてください。
・ESに「〇〇をしたい」とありますが、それは具体的にどういうことですか。
・2次試験で書いた論文の内容を覚えていますか。覚えている範囲で書いた内容を教えてください。
・どのような業務をやってみたいですか。
・併願先の状況について教えてください。
・最後に自己PRをお願いします。

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最終面接をやったにもかかわらず「採用者なし」ということはあるか

「採用者なし」とまでなるかはわかりませんが、予定していた採用者数を採用しないということはあると思っています。

これは、「採用予定数」はあくまで「予定」であるので、採用したいと思う人材がいなければ採用数が減るということは当然にあります。

これは、私に就職・転職相談をしていただいた方からもそのような報告がありますし、一連の選考が終わった後すぐに、新たに同じような条件で求人を出す大学もあるので、「採用予定数」より少ない人数にしか採用を出さないということあり得ると思っています。

逆に、採用したいという人材が多かったり、選考途中で大学の中で退職者が増えたり、新たな業務が増えたことにより採用すべき人数が増えた場合は、「採用予定数」よりも多く採用することもあると思います。

1次・2次面接で出された質問は最終面接では出されにくいのか

ときどき「1次・2次面接で出された質問は、最終面接の面接官に引き継がれているのでお同じような質問は出ない」と思っている方もいますが、それは間違いです。

最終面接は当然に1次・2次面接とは面接官が異なっていることもあって、同じような質問が出されることもよくあります。

上記で最終面接で実際に出された質問を見ていただいてもわかるとおり、1次・2次面接で聞かれるような基本的な質問も最終面接では聞かれています。

このため、最終面接に臨む際は、これまでに出された質問を改めて見直しておくことも必要になります。

最終面接の逆質問で気を付けること

1次・2次面接もそうですが、最終面接でも面接の最後に逆質問がされるというケースが多くあります。

逆質問については、1次・2次面接の際に準備をしているので、それをそのまま最終面接でも利用しようと思っている人もいます。

ただ、最終面接の面接官は部長以上の役職の場合がほとんどですので、あまり実務的な質問や失礼に当たるような質問はしないように気を付けましょう。

例えば、
・普段の業務で課題に感じていることは何ですか。
・普段の1日のスケジュールを教えてください。
・これまでに大変だったことはどんなことですか。
など、役員・理事級の人に聞いても答えにくいような質問は避けるようにしてください。

また、これはすべての面接に言えることですが、
・すぐに調べればわかるような質問
・休日や福利厚生などの待遇に関する質問
・自分の印象が悪くなってしまう質問(〇〇が苦手なのですが大丈夫ですか、〇〇以外に配属される可能性はどれくらいありますか等)

なども当然に避けるようにしてください。

基本的には、自分の聞きたいことが前提になりますが、そのうえで、「転職者に求めるものはどのようなものですか」「大学で活躍できる人材とそうでない人材はどのような違いがあるとお考えですか」「若手の職員にはどのようなことを期待していますか」など、広い視点で回答できるような質問がよいと思います。

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大学職員への就職・転職相談の中でいただいた質問とそれに対する回答

私が大学職員への就職・転職相談を受ける中で、「最終面接」に関するよく聞かれる質問についてはここまでに説明してきましたが、いくつか上記に記載していないような内容や関連する質問もありますので、いくつかここでご紹介したいと思います。

質問①:最終面接で給与を提示された場合は交渉したほうがよいのか

<質問>
次は最終面接になるのですが、最終面接で給与額を提示された場合、交渉したほうがよいのでしょうか。転職も初めてでどのようにすべきかわからなかったので質問させていただきました。

<私の回答>
民間企業への転職や、転職エージェントを通じて大学への転職をする場合は交渉するようなこともあるかもしれませんが、大学職員で通常の応募の場合はあまり交渉をするということは聞いたことはありません。

恐らく、交渉しても基本的には各大学の就業規則通りにしか支給できないと思うので、基本的には交渉しないほうが無難だと思います。

質問②:ある大学で内定をいただき最後の意思確認があるが他大学の受験を続けるためにどう対応すべきか

<質問>
最終面接に臨んだある大学から内定をいただき、来週、最終の意思確認のためにこの大学に伺うことになっています。そこで1つ質問なのです。実は他大学も受験中なので、A大学をキープしながら他大学の受験も続けたいと考えています。A大学での意思確認の際はどのように対応すべきでしょうか。

<回答>
A大学の最終の意思確認がどのような趣旨なのかなどの状況がわかっていないのでなかなか回答が難しいのですが、A大学側は当然に〇〇さんに入職していただきたいと思っていますし、仮に辞退をするのであれば、追加で合格者を出したり、場合によっては再募集などをしなければならないかもしれません。

このため、恐らくどこかの時点で「承諾書」のようなものを出すことになると思いますが、基本的にはその期限までに決めなければならないと思います。

また、例えば、あまり人気のない大学では、辞退されることもそれなりにあると思うので、場合によっては相談次第で承諾書の期限を延ばしてくれるかもしれませんし、人気の大学であれば、期限までに回答ができないのであれば、すぐに補欠合格等の対応に入る可能性もあると思います。

恐らくA大学からは、労働条件等のご説明があるのと併せて、改めて「他も受験しているのか」や、「今の時点で入職する可能性はどれくらいあるのか」などの確認がなされると思います。

これへの回答については、最終面接などで、他大学の選考状況をどのように回答していたかによっても対応が変わると思いますが、他も受けていると伝えてあるのであれば、正直に話してもよいと思います。その際、時期の相談が可能かは確認してもよいと思います。

逆に、最終面接までに、「他を受験していない」や「内定が出たら絶対行く」と言っているのであれば、最終的には労働条件を見て家族に相談したり、現職側に退職することを伝えたうえで承諾書を出したいので、少し調整のお時間をいただきたいというような感じになるのかなと思います。

ただ、この場合は、承諾書提出の時期の調整はしにくいかもしれません。

質問③:最終の意識確認の際に他大学を受けていることを伝えたら内定取消になるか(質問②の追加質問)

<質問>
これまでの面接では他大学の受験状況は一切聞かれていないのですが、意思確認では諸条件の最終確認をする旨の連絡をいただいています。他大学の選考が進行中であることを正直に告げた場合、その場で内定を取り消されることは一般的にあるのでしょうか。

<私の回答>
一般論として、「内定」は労働契約が成立しているとされているので、受験要件を満たせていなかったことや経歴詐称があったことがわかったなどの特別な条件が整わない限りは、採用側は内定取り消しができないとされています。

ただ、内定をいただいた大学の状況が、法律で想定されている「内定」を得ている状況なのか、それとも面談の後に最終合格を出すようなイメージで、実質的には内々定のような状況なのかはわからないところがあります。

少なくとも「最終合格通知」や「内定通知書」等が手元に届いているのであれば、受験者側としてはいわゆる「内定」の状態であると判断できると個人的には思います。

もし、大学側がまだ選考の過程という認識であれば、面談の状況次第では最終合格が得られないという可能性はあると思います。

これは大学側の事情になりますが、先ほどもお伝えしたとおり、辞退されてしまうと、追加採用を出したり、再募集をする必要がある場合もあり、仮に、辞退の後に追加採用をしても、その時点で別の人も他の転職先が決まっているケースもあり、そうなるとまた最初から採用活動をする必要があります。

採用活動もそれなりにコストがかかる活動なので、できればそのようにしたくないというのが大学の考えになると思います。

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大学職員採用試験の最終面接で気を付けること・準備することまとめ

最終面接といっても「選考」になるので、どうしても不合格になってしまうこともあります。

最終面接になると他の受験者も優秀な人が多いですし、面接官との相性もあるので、「これをやれば最終面接に絶対に合格できる」というものはありません。

ただ、最終面接まで進めたということは、場合によっては数百人、数千人の中から10名程度まで残れたということでもあって、これは1つの実績だと思います。

このため、最終面接がうまくいかなかったとしても、めげずに次の選考にチャレンジしていきましょう。

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・大学職員歴10年以上で採用試験の面接官を担当
・これまでに大学職員を目指す約100人の方の応募書類等の添削や面接対策に対応
・キャリアコンサルタント(国家資格)保有
・ツイッター(@daigaku_123)でも採用試験対策に関する情報を発信しています
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