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部署名としては、教養課、教務課、教学支援課、教務企画課などという名称が多いようです。
教務の主な仕事としては以下のようなものがあります。

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履修相談

学生がどんな履修登録をする際に、どのような授業をとったらよいのか相談にくるので、その相談に乗ったりします。

どの授業をとればどんな知識が身につくのか、どの授業をとればどんな資格がとれるのか、どれくらい履修をするのが適当なのか、無理な履修となっていないかなどについて理解をしておく必要があります。

履修については、間違った内容を伝えてしまうと、卒業ができなかったり、卒業時に取得したかった資格がとれなかったりするので、責任感をもって仕事を行う必要があります。

最近は、卒業要件(卒業に必要な単位数)も学年によって変わったりするので、入学年度ごとにしっかりと理解をしておく必要があります。

実際には授業内容の細かいところまでは理解できないのですが、学生にとっては先生よりも職員のほうが相談がしやすいので、できる限りアドバイスができるようにしておく必要があります。

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履修登録の手続き

学生は前期(4月)と後期(10月)にそれぞれ履修登録をすることになっているので、登録までのサポートや登録手続きを行います。

教務の仕事は、学期の始まりが特に忙しく、この時期はたくさん学生が窓口に押し寄せてきます。

忙しくなってくると、学生への対応がおろそかになりがちですが、できるだけ効率的に、かつ、丁寧に対応する必要があります。

また、履修登録が終わったら、先生方に履修者の状況を情報提供したり、履修者があまりにも少ない科目については、開講を中止するなどの対応も必要になったり、逆に、履修者が増えすぎてしまったら、当初より大きい教室に変更にするなどの対応が必要になります。

特に、教室変更については、何となく簡単に思えますが、他の授業との関係で利用したい規模の教室が空いていないことが多くあります。

そうすると、時間割自体を変更する必要がありますが、学生が受けやすい時間帯や、先生方が実施したい時間帯(先生方は教室が比較的空きやすい1限や6限の授業は嫌がります)を考慮すると、簡単には変更することはできず、先生が望まない時間帯に無理にお願いするようなこともあります。

その他に、最近はAIなどを活用して学生対応を行うような大学も増えてきています。

そういった意味では、よくある質問への対応については機械化したり、FAQを作ったりなどして、学生が窓口にこなくても疑問を解決できるような環境整備も求められるようになってきています。

シラバス(授業計画書)の作成

各年度の始まる前には、先生に授業ごとの内容(講義計画、授業によって身につく能力、成績の評価方法等)などを申告してもらい、シラバス(授業計画書)を作ります。

シラバス(授業計画書)は学生が授業を選択するために非常に重要なツールとなるので、大学職員としては、しっかりと必要事項が記載されているかを確認します。

実際の現場では、先生方に対してシラバス(授業計画書)の締切を伝えて、提出を待ちますが、一定の先生方は提出締切までに作成してくれません。

また、提出をしてくれても、必要な内容をしっかりと記載してくれていない先生もいます。

特に最近は、ディプロマ・ポリシーやカリキュラム・ポリシーとの関係や、身につけられる能力、授業外の学習に関する内容を記載する必要があるなど、以前よりもきめ細かくシラバスを作成することが求められるようになってきています。

そうなると、職員から催促を行うのですが、先生によってはあまりよい反応をしてくれない先生もいます。

先生によっては、「職員が教育に口を出すな」と言ってくるような先生もいますが、そうなったとしても、学生のためにうまいこと説明をいて、書いてもらう必要があります。

そうなっても、根気よく、めげずにお願いし続ける必要があったります。
ここでも、職員の態度によっては、先生方を怒らせてしまうので、常に丁寧な態度をとる必要があります。

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時間割の作成

シラバス(授業計画書)と併せて、各年度の時間割(各科目が実施する曜日・時限がわかるもの)の作成をします。

こちらも基本的には、先生方が主体となって作成しますが、職員の立場からは、必修科目が同じ時間帯に重なっていないか、同じ分野の科目が同じ時間帯になっていないかなどを確認します。

また、先生方は1限などの朝早い時間帯や6限などの夜に近い時間帯は授業を設定するのを避ける傾向にあります。

そうすると、2~4限に授業が集中するのですが、そのなると教室が足りなくなるケースがあります。

そうなった場合は、時間割を変更してくれそうな先生(主に若手の先生)に、別の時間帯に変更してもらうようお願いをしたりする調整も必要になります。

先生によっては、「なんで自分が変更をしなければならないのか。〇〇先生のほうを変更すればよいじゃないか」などと怒る先生もいるので、どんな先生にお願いをするか、また、お願いの仕方もしっかりと考える必要があります。

定期試験への対応

各学期の学期末には、定期試験を実施します。

具体的には、各科目の試験日程を調整し、持ち込み資料の有無などを確認したうえで学生にお知らせをします。

その後、大学によって異なりますが、問題を印刷したり、回答用紙の枚数をチェックしたりします。

最近は、経費削減の観点から、印刷やチェックなどの単純作業はアルバイトや人材派遣の人が実施しているケースもありますが、そのような場合は、大学職員としては全体の統括を行うことになります。

また、先生によっては試験の代わりにレポートを課す場合があります。

その場合は、学生はレポートボックスやLMS(ラーニング・マネジメント・システム)にレポートを提出するケースが多いのですが、レポートボックスの場合は、職員が取りまとめてを行い、先生に受け渡しをします。

いずれの場合も、提出に送れる学生がいて、色々な理由を述べてくるのですが、原則のルールを伝えつつ、必要に応じて担当教員に相談をしたりします。

遅れての提出を許さない先生も多くいて、それを学生に伝えるのですが、学生によってはすぐに受け入れてくれないケースも多くあります。

そんなときに、少しでも横柄な態度をとってしまうと、ツイッターなどで拡散されてしまうリスクもあるので、それなりに神経が擦り減る仕事になったりもします。

その他に、定期試験中に学生の不正行為(カンニング等)が起きたときは、学生や試験監督の先生から事情聴取をして、必要に応じて処分の手続きまで行うこともあります。

また、成績発表の際には、成績評価基準どおりに成績がつけられているか、試験欠席者に成績がついていないかなどの細かいチェックも行います。

退学や休学の手続き

大学の多くの学生は4年間で大学を卒業することになりますが、学生によっては途中で退学したり、休学を取得したりする場合があります。

多くの場合は、事前に学生が相談に来るので、学生の話を聞きながら、本当に退学すべきなのか、休学をする場合は、復学後の学習計画などについてアドバイスしたりします。

特に退学の場合は、何となくの勢いで退学したいと考える学生もいるので、場合によっては一度は休学を勧めるということもあります。

私自身も退学の相談を受けたことが何度かありますが、学生によってバックボーンがかなり異なり、場合によっては学内のメンタル系の専門部門に橋渡しを行う必要があるケースもあります。

この場合、学生に安易に「相談室に言ったほうがよいよ」と言ってしまうと、そのことにより学生を傷づけてしまうケースもあるので、周りの職員と相談しながら慎重に対応しなければならない場合もあります。

非常勤講師の手配・手続き

大学では、常勤の先生以外の先生(非常勤講師の先生)に授業を行ってもらうことも多くあります。

どのような先生にお願いするかは、基本的には常勤の先生が決めることになりますが、決まった後の手続きは大学職員が行うことになります。

具体的には、依頼文を出したり、授業に来たときの施設の利用方法などについてご案内したりします。

非常勤講師の先生の多くは、他大学でも常勤や非常勤で勤務しているケースがあり、そこでのルールがベースとなっている場合があります。

そのようなときに、自分の大学が昔ながらの運用をしていると、「こっちの大学ではこうなっているのになぜできない」などというようなニュアンスのことを言われたりもするので、うまいこと説明をしていく必要がある場合もあります。

~大学職員採用試験の試験別対策ができる記事の紹介~
★書類審査対策
「志望動機・志望理由実例紹介」
「大学職員への就職・転職のためのエントリーシート作成例まとめ」

★小論文試験対策
「【テーマ別作成例あり】大学職員採用試験の小論文試験対策」

★グループディスカッション対策
「【テーマ別対策例あり】大学職員採用試験のグループディスカッション対策」

★面接試験対策
「実際の面接試験で出された質問例や筆記試験の内容」
「大学職員の採用試験に実際に受験した方が作成した面接試験の想定問答(回答予定内容)」

★大学の業界研究
「大学職員の採用試験を受ける前に知っておきたい大学のデータ66」
「各分野の特色ある取組まとめ」
「大学職員への就職・転職を目指す方からいただいた相談・質問内容とその回答」

学生の成績を保護者への通知

最近は、学生の成績を保護者に通知する大学が増えてきています。

保護者にとっては高いお金を払っているので、知りたいと思うのは当然だと思いますが、「そこまでやる必要はない」という意見もあったりします。

ただ、大学側はどちらかというと保護者へのサービスを充実させることにより、「選ばれる大学」になれると考えていることから、保護者のニーズに合わせることが増えてきています。

大学によっては、ウェブ上で保護者が成績を確認できるシステムを整えていたりもするので、どんどん進化してきています。

また、大学では学生からの苦情だけでなく、保護者から苦情がくるケースがあります。

保護者の場合は、割とこじれるけーすも多いため、かなり慎重に対応するケースがあります。

場合によっては、夫婦で大学に乗り込んでくるということもあるので、保護者対応は気を付けて行う必要があります。

他大学との単位互換手続き

大学によっては、他の大学で履修した科目(単位)を、自分の大学の卒業単位に振り替えることのできる制度を整えています(単位互換制度)。

文科省としても、他の大学と連携して、多様な学びを促し、社会に必要とされる人材を育成するよう求めてきているので、最近のトレンドでもあります。

具体的には、学生が単位の互換の申請をしてくるので、自分の大学の単位として認めることがふさわしいかについて判断をしていくための処理を行うことになります。

大学によっては、特定の大学と単位互換協定を締結し、その大学との連携を促すような取り組みをしているので、協定を締結する際の調整なども必要になってきます。

他の大学ですばらしい授業があり、それを自分の大学の学生が受講できるといことは非常に魅力的なことなので、大学としては積極的に進めたい取組の1つだと思います。

教職免許等の資格取得の手続き

各大学では、学生が取得できる資格について、どんな授業を受ける必要があるかなどの相談をする部門を設置しています。

特に、教職免許をなどは、かなり細かいルールがあるので、学生も不安になることが多く、職員に相談してくるケースが多いです。

大学職員としては、法令などをしっかりと理解して、学生に対して適切なアドバイスをする必要があります。

また、ときどきではありますが、学生の単位取得後に、必要な要件を満たしておらず、資格付与ができなくなったり、追加で補講を行う必要が出てしまうケースがあります。

そのようなことにならないように、職員としてもそもそもの大学が提供している科目や、取得を促している単位数でしっかりと必要な要件が整っているかを確認できるようにしておく必要があります。

FD(ファカルティ・ディペロップメント)の企画・運営

FD(ファカルティ・ディペロップメント)とは、簡単に言うと、教育をよりよくしていくための取組で、多くの大学で実施しています。

具体的な取組としては、アクティブラーニングの手法を紹介する講演会を開いたり、教員同士が授業を相互で観察することにより授業改善を行ったりしています。

実際には、担当の先生と相談して、他大学の実施状況を踏まえながら、イベントの企画・運営を行うことになります。

FD(ファカルティ・ディペロップメント)は、教育の質を高めるための重要な位置づけの1つとなっているので、今後も各大学で様々な取組が進められることになると思います。

そのようなときに、職員側が他大学の好事例などを学内に情報提供できるように、職員個人としても他大学の取組の情報収集を行っていく必要があります。

以上が教務の仕事のイメージとなります。

実際に仕事を進めていくうえでは、先生方と連携をしながら進めていくことが多くなるため、いかに先生方と信頼関係が築けるかが重要になります。

というのは、先生に方から信頼を得ていれば、先生方は多少無理のあるお願いも対応してくれますが、信頼関係がないと、明らかにやるべきことであっても、なかなかやってくれないことがあります。

信頼関係は、すぐに築けるものではなく、日々の積み重ねが大切になるので、その点を理解して仕事に取り組む必要があります。

  • 大学職員の仕事内容「①学生支援の仕事」
  • 大学職員の仕事内容「③就職支援の仕事」の紹介です。
  • 大学職員の仕事内容「④産学連携・研究支援の仕事」の紹介です。
  • 大学職員の仕事「⑤留学支援の仕事」の紹介です。
  • 大学職員の仕事「⑥広報・入試の仕事」の紹介です。
  • 大学職員の仕事「⑦人事・総務の仕事」の紹介です。
  • 大学職員の仕事「⑧企画・財務・会計の仕事」の紹介です。
  • 大学職員の仕事「⑨情報システムの仕事」の紹介です。
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