この記事では、大学職員採用試験の面接で「〔転職向け〕部下や後輩にまかせた仕事が締切までに間に合わなそうな場合は、どのような対応をしますか」と聞かれた場合の考え方や回答例を紹介します。
この質問では、転職者としてのマネジメント経験、進捗管理、トラブル対応、後輩育成の考え方が見られます。締切直前に慌てて対応するのではなく、状況を把握し、優先順位を付け、必要な支援を行うことが大切です。
＜面接官の視点や回答の方向性＞
大学職員の仕事では、入試、会議資料、補助金申請、学生対応、学内調整など、締切を守る必要がある業務が多くあります。部下や後輩に任せた仕事が遅れそうな場合、本人に任せ続けるのか、支援するのか、分担を変えるのかを判断する力が必要です。
面接官は、この質問を通じて、応募者が締切を守る責任を理解しているか、部下や後輩を育てる視点を持っているかを確認します。回答では、まず進捗と遅れの原因を確認する、影響度を見て対応を判断する、必要な支援を行う、終了後に振り返って再発防止につなげるという流れで答えるとよいでしょう。
また、すぐに仕事を取り上げるだけでは本人の成長につながりません。一方で、締切を守れず周囲に迷惑をかけることも避ける必要があります。本人の育成と組織としての責任を両立させる視点が大切です。
＜回答例1＞
まずは、現在の進捗と、締切までにどれくらい作業が残っているのかを確認します。間に合わない可能性がある場合は、原因が業務量なのか、進め方なのか、本人が相談できずに抱え込んでいるのかを聞きます。そのうえで、締切への影響が大きい場合は、他の職員に一部を分担してもらうなど、組織として間に合わせる対応を考えます。
【考えられる追加質問】
・進捗が遅れている原因を確認するために、どのような質問をしますか。
・他の職員に分担をお願いする場合、どのような点に注意しますか。
＜回答例2＞
締切までの残り時間と業務の重要度を見て、対応を判断します。学生や教員、外部機関に影響する業務であれば、本人に任せ続けるだけでなく、早めに支援に入る必要があります。一方で、本人が少し助言を受ければ進められる状況であれば、すぐに仕事を取り上げるのではなく、優先順位や作業手順を一緒に整理します。
【考えられる追加質問】
・仕事を任せ続けるか、引き取るかは、何を基準に判断しますか。
・本人の成長と締切を守ることを、どのように両立させますか。
＜回答例3＞
本人が困っている部分を具体的に確認し、必要な支援を行います。たとえば、資料作成の方針がわからない、関係部署から情報が集まらない、作業量が想定より多いなど、遅れの原因はさまざまだと思います。原因に応じて、資料の構成を一緒に考える、関係者への確認を手伝う、作業を分担するなどの対応を取りたいです。
【考えられる追加質問】
・後輩が相談しにくそうにしている場合、どのように声をかけますか。
・資料作成で遅れている後輩には、どのような支援ができますか。
＜回答例4＞
締切後には、必ず振り返りを行います。間に合わせることだけを優先して終わらせると、同じことが繰り返される可能性があります。なぜ遅れそうになったのか、最初の見通しに無理がなかったか、途中で相談するタイミングは適切だったかを一緒に確認します。そのうえで、次回は早めに進捗を共有するなど、再発防止につなげます。
【考えられる追加質問】
・振り返りを行う際に、相手を責める雰囲気にしないためにはどうしますか。
・同じ遅れを防ぐために、次回どのようなルールを決めますか。
＜回答例5＞
前職でチームの進捗管理を行った経験から、締切直前ではなく、途中段階で確認することが重要だと考えています。任せた仕事であっても、完全に放置するのではなく、節目ごとに進捗を確認し、困っていることがあれば早めに相談してもらうようにします。後輩が安心して相談できる関係をつくることが、締切を守ることにも、本人の成長にもつながると思います。
【考えられる追加質問】
・進捗確認の頻度は、どのように決めるとよいと思いますか。
・任せた仕事にどこまで関与するか、どのように判断しますか。
＜まとめ＞
部下や後輩に任せた仕事が締切に間に合わなそうな場合は、進捗、原因、影響度を確認し、必要な支援を行うことが大切です。面接では、締切を守る責任と、後輩を育てる視点の両方を持っていることを伝えましょう。
姉妹サイトの「【会員限定】大学職員への就職・転職対策サイト」では、大学職員の採用試験を実際に受けた方にご協力いただき、面接試験で実際に出された質問などを紹介しています。実際にされた質問になるので、面接試験対策をする際にも参考になると思います。会員限定となりますが、よろしければこちらのサイトもご活用ください。
→「大学職員採用試験で実際に出された面接試験での質問や筆記試験の内容（大学職員への就職・転職サイト）」はこちら
2024年10月時点では、以下の大学の情報を掲載しています。
秋田公立美術大学、大妻女子大学、追手門学院大学、桜美林大学、香川大学、学習院大学、神奈川大学、関西大学、関西学院大学、神田外語大学、北九州市立大学、九州工業大学、共愛学園前橋国際大学、京都光華女子大学、金城学院大学、慶應義塾大学、高知大学、国際基督教大学、国士館大学、滋賀県立大学、実践女子大学、淑徳大学、順天堂大学、常翔学園（大阪工業大学・摂南大学・広島国際大学）、上智大学、成蹊大学、成城大学、西南学院大学、玉川大学、多摩美術大学、千葉大学、中央学院大学、津田塾大学、東京医科大学、東京造形大学、東京電機大学、豊田工業大学、名古屋市立大学、福岡教育大学、福岡工業大学、福岡女子大学、藤田医科大学、星薬科大学、武蔵大学、武蔵野大学、明海大学、明治薬科大学、名城大学、ものつくり大学、山口県立大学、横浜市立大学、立命館大学、琉球大学、早稲田大学