＜面接官の視点や回答の方向性＞
この質問では、単に「効率よく仕事ができます」と言えるかどうかではなく、これまでの職場でどのように課題を見つけ、どのように工夫して仕事を進めてきたのかが見られています。
大学職員の仕事は、学生対応、教員対応、会議資料の作成、各種調整、入試・広報・キャリア支援など、複数の業務を同時に進める場面が多くあります。また、近年は新しい取組や改善業務も増えており、限られた時間の中で業務の質を落とさずに進める力が重要になっています。
特に転職者の場合は、これまでの職場で身につけた仕事の進め方を、大学職員の業務でも活かせるかどうかが評価されます。回答にあたっては、抽象的に「優先順位をつけています」と伝えるだけではなく、実際に行った工夫や、そこから得られた成果を具体的に説明すると説得力が高まります。
また、効率化というと、スピードだけを重視する印象になりがちですが、大学では正確性や関係者への丁寧な説明も大切です。そのため、「早く進めること」と「確認すべきことを丁寧に確認すること」のバランスを意識していることを伝えられるとよいと思います。
＜回答例1＞
私が仕事の効率を上げるために意識してきたことは、すぐに対応できるものを後回しにしないことです。
前職では、日々多くの依頼や確認事項が発生していましたが、短時間で処理できるものまで後回しにすると、タスクの管理に時間を取られ、結果として重要な業務に集中しにくくなると感じていました。
そのため、メールの返信、簡単な確認、資料の修正など、短時間で完了できるものはできるだけその場で対応するようにしていました。一方で、検討が必要な業務については、期限や関係者への影響を確認したうえで優先順位をつけ、計画的に進めるようにしていました。
この進め方を意識したことで、抱えている業務の見通しが立てやすくなり、締切直前に慌てることも減りました。大学職員の仕事でも、学生や教員からの問い合わせ、資料作成、関係部署との調整などが同時に発生すると思いますので、すぐに対応すべきことと時間をかけるべきことを整理しながら、効率的に業務を進めていきたいです。
【考えられる追加質問】
・すぐ対応する仕事と後で対応する仕事は、どのように判断していますか。
・仕事を早く進める中で、ミスを防ぐために意識していることはありますか。
＜回答例2＞
私が取り組んできたことは、定型的な作業をできるだけ仕組み化することです。
前職では、毎月同じ形式で作成する資料や、同じ確認作業を繰り返す業務がありました。当初は担当者ごとに進め方が少しずつ異なっていたため、確認漏れが起きたり、引き継ぎに時間がかかったりすることがありました。
そこで、作業手順を整理し、チェックリストや入力用のひな形を作成しました。また、エクセルで集計する作業については、関数や簡単なマクロを活用し、手作業で転記していた部分を減らしました。
その結果、作業時間を短縮できただけでなく、誰が担当しても一定の品質で進められるようになりました。大学でも、会議資料の作成、学生データの確認、アンケート集計など、定型的な業務は多いと思います。これまでの経験を活かし、業務の標準化やミスの防止につながる改善を行っていきたいです。
【考えられる追加質問】
・エクセルやツールを使って効率化した具体的な業務はありますか。
・大学職員の仕事では、どのような業務を効率化できると思いますか。
＜回答例3＞
私が意識してきたのは、仕事に着手する前に、目的と完成イメージを確認することです。
以前は、依頼された内容をすぐに作業に移していたこともありましたが、途中で認識の違いが分かり、資料を作り直すことがありました。その経験から、効率よく進めるためには、作業を早く始めることだけでなく、最初の段階で方向性を確認することが大切だと感じました。
現在は、資料作成や企画の検討を行う際には、誰に向けた資料なのか、何を判断してもらうための資料なのか、どの程度の詳細さが必要なのかを確認してから作業に入るようにしています。
このように進めることで、手戻りが減り、限られた時間の中でも必要な内容に集中できるようになりました。大学職員の仕事でも、教員、学生、保護者、外部機関など、相手によって求められる説明が異なると思いますので、目的を確認したうえで、無駄の少ない仕事の進め方をしていきたいです。
【考えられる追加質問】
・依頼内容があいまいな場合、どのように確認しますか。
・上司や関係者と認識がずれた経験はありますか。
＜回答例4＞
私が行ってきたことは、業務の優先順位を可視化することです。
複数の業務を同時に進めていると、目の前の依頼に追われてしまい、本来優先すべき業務への対応が遅れることがあります。そのため、担当業務については、締切、重要度、関係者への影響の大きさを整理し、一覧で管理するようにしていました。
特に、他部署や取引先との調整が必要な業務は、自分だけで完結できないため、早めに着手することを意識していました。また、短時間で終わる業務でも、相手の作業が止まってしまうものは優先して対応するようにしていました。
このように優先順位を見える形にしたことで、業務の抜け漏れが減り、周囲にも進捗を共有しやすくなりました。大学でも、行事や入試など期限が動かせない業務が多いと思いますので、全体のスケジュールを意識しながら、計画的に仕事を進めていきたいです。
【考えられる追加質問】
・複数の仕事が重なったとき、何を基準に優先順位を決めますか。
・急な依頼が入った場合は、どのように対応しますか。
＜回答例5＞
私が効率化のために取り組んできたことは、情報共有の方法を改善することです。
前職では、同じような質問や確認が何度も発生し、その都度個別に説明することで時間がかかっていました。そこで、よくある問い合わせ内容や作業上の注意点をまとめ、チーム内で共有できる資料を作成しました。
また、会議でも、口頭で説明するだけでなく、事前に論点や確認事項を共有することで、当日の議論が整理されるように工夫しました。その結果、確認にかかる時間が減り、関係者が同じ情報をもとに仕事を進めやすくなりました。
大学職員の仕事では、学生や教員への案内、部署内での引き継ぎ、会議前の情報共有など、情報の伝え方が業務効率に大きく関わると思います。単に自分の作業を早くするだけでなく、周囲の人も動きやすくなるような情報共有を意識していきたいです。
【考えられる追加質問】
・情報共有を改善する際に、周囲から反発はありませんでしたか。
・効率化を進めるうえで、周囲を巻き込むために意識していることはありますか。
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