＜面接官の視点や回答の方向性＞
この質問では、理不尽に感じる相手がいる場合でも、感情的にならず、業務を円滑に進めるためにどのように対応できるかが見られています。
大学職員の仕事では、部署内で協力して業務を進める場面が多くあります。一方で、仕事の進め方や責任感には個人差があり、周囲に仕事を任せきりにする人がいる場合も考えられます。
回答では、「はっきり拒否します」「上司にすぐ言います」といった一面的な答えではなく、まず事実を確認し、自分の業務範囲や優先順位を整理し、必要に応じて上司に相談するという段階的な対応を示すことが大切です。
また、相手を責めるだけではなく、業務分担が不明確になっていないか、相手が何か事情を抱えていないかを確認する姿勢もあると、落ち着いた対応ができる人材として伝わります。
＜回答例1＞
仕事をあまりしないで、人に押し付けてばかりいる職員がいた場合は、まず自分の担当業務と相手から依頼された内容を整理します。
依頼された仕事が自分の担当業務の範囲内であれば、感情的にならずに対応します。ただし、本来その職員が対応すべき仕事まで継続的に引き受けてしまうと、業務分担が曖昧になり、自分の仕事にも支障が出ると思います。
そのため、依頼内容、期限、自分の担当業務への影響を確認し、対応できるものと難しいものを分けて考えます。難しい場合は、「今はこの業務を優先しているため、すぐには対応できません」と理由を添えて伝えたいです。
大学職員としては、周囲と協力する姿勢は大切ですが、何でも引き受けることがよいとは限りません。組織全体の業務が適切に進むよう、冷静に対応したいです。
【考えられる追加質問】
・仕事を断る場合、どのような言い方をしますか。
・協力することと、仕事を抱え込みすぎないことのバランスをどう考えますか。
＜回答例2＞
私は、まず相手がなぜ仕事を押し付けているように見えるのかを確認したいです。
表面的には仕事をしていないように見えても、実際には別の重要な業務を抱えていたり、業務内容を十分に理解できていなかったりする可能性もあります。そのため、最初から「仕事をしていない人」と決めつけず、状況を確認することが大切だと思います。
例えば、「この業務はどこまで進んでいますか」「私が対応する部分と、そちらで対応する部分を整理しましょう」といった形で、業務分担を明確にしたいです。
その結果、本当に特定の人に仕事が偏っている場合には、上司に相談し、部署全体で分担を見直す必要があると思います。相手を責めるのではなく、業務が円滑に進むように対応したいです。
【考えられる追加質問】
・仕事をしていないように見える人に、どのように声をかけますか。
・相手に事情がある場合と、単に仕事を避けている場合をどう見分けますか。
＜回答例3＞
仕事を押し付けられる状況が続く場合は、記録を残しながら上司に相談します。
一度や二度であれば、急な事情がある場合も考えられます。しかし、継続的に本来の担当業務を他の人に任せている場合は、部署全体の業務バランスや職場の雰囲気にも影響が出ると思います。
そのため、どのような業務を、いつ、どの程度引き受けているのかを整理し、感情ではなく事実として上司に相談します。「自分だけが大変です」と伝えるのではなく、「このままだと本来の業務に遅れが出る可能性があります」と、業務への影響を中心に伝えたいです。
大学職員の仕事では、学生や教員への対応が遅れることは避けなければなりません。職員同士の問題としてだけでなく、業務の質を守るために適切に相談したいです。
【考えられる追加質問】
・上司に相談する前に、自分でできることは何だと思いますか。
・記録を残す場合、どのような点に注意しますか。
＜回答例4＞
私は、仕事を押し付けられたと感じた場合でも、まずは冷静に優先順位を確認します。
相手から依頼された仕事が、部署全体として急ぎで必要なものであれば、協力して対応する必要があると思います。一方で、自分の担当業務を後回しにしてまで引き受けるべきかは、状況によって判断が必要です。
そのため、「いつまでに必要ですか」「私の現在の業務と比べて、どちらを優先すべきでしょうか」と確認し、必要であれば上司にも優先順位を判断してもらいます。
大学職員の仕事では、入試、学生対応、教員対応など、期限が動かせない業務も多いと思います。感情的に断るのではなく、業務の優先順位を整理し、組織として必要な対応ができるようにしたいです。
【考えられる追加質問】
・複数の仕事を同時に頼まれた場合、どのように優先順位を決めますか。
・上司からの指示と同僚からの依頼が重なった場合、どう対応しますか。
＜回答例5＞
長期的には、業務分担が見える形になるように改善していきたいです。
仕事を押し付ける人がいる職場では、そもそも誰が何を担当しているのかが曖昧になっている場合があります。そのため、担当業務や進捗を共有できる仕組みを作ることで、特定の人に仕事が偏る状況を防ぎやすくなると思います。
例えば、定例の打ち合わせで進捗を共有したり、業務一覧を作成したりすることで、誰がどの業務を抱えているのかが分かりやすくなります。そうすれば、誰か一人に負担が集中している場合にも、早めに気づくことができます。
大学職員としては、個人同士の不満で終わらせるのではなく、部署として業務が円滑に進む仕組みを考えることも大切だと思います。
【考えられる追加質問】
・業務分担を見える化するために、どのような方法があると思いますか。
・仕事を押し付ける職員との関係を悪化させないために、何を意識しますか。
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