＜面接官の視点や回答の方向性＞
この質問では、忙しい状況であっても、感情的に断るのではなく、優先順位を整理し、上司や関係者と調整しながら仕事を進められるかが見られています。
大学職員の仕事では、入試、学生対応、教員対応、会議資料作成、行事準備など、複数の業務が重なることがあります。そのような中で新しい仕事を頼まれたときに、どのように受け止め、どう調整するかは重要です。
回答では、「忙しいので断ります」だけではなく、まず依頼内容、期限、重要度を確認し、自分の現在の業務と比較したうえで、必要に応じて上司に優先順位を相談する姿勢を示すとよいです。
また、引き受ける場合でも、無理に抱え込みすぎるとミスにつながります。自分の状況を適切に共有し、期限や担当範囲を調整する力も大学職員には必要です。
＜回答例1＞
すごく忙しい状況で上司から新しい仕事を頼まれた場合は、まず依頼内容と期限を確認します。
忙しいからといってすぐに断るのではなく、その仕事がどの程度急ぎなのか、どのくらいの作業量が必要なのか、誰に影響する業務なのかを把握することが大切だと思います。
そのうえで、自分が現在抱えている仕事と比較し、優先順位を整理します。もし新しい仕事の方が重要度や緊急度が高い場合は、現在の業務の期限を調整できるか確認しながら対応します。
大学職員の仕事では、学生や教員への影響、入試や行事など動かせない期限を意識する必要があります。忙しい状況でも冷静に確認し、必要な仕事を確実に進められるようにしたいです。
【考えられる追加質問】
・依頼された仕事の重要度や緊急度は、どのように判断しますか。
・忙しいときに新しい仕事を頼まれた場合、最初に何を確認しますか。
＜回答例2＞
私は、現在抱えている業務状況を上司に共有したうえで、優先順位を相談します。
上司は新しい仕事の必要性を考えて依頼していると思いますが、私が抱えている業務量や締切をすべて把握しているとは限りません。そのため、単に「できません」と伝えるのではなく、「現在この業務を進めており、締切がいつです」と具体的に状況を説明します。
そのうえで、「どちらを優先すべきでしょうか」「この業務の期限を調整してよいでしょうか」と相談します。上司に判断材料を示すことで、組織として適切な優先順位を決めやすくなると思います。
大学職員としては、忙しいことを理由に感情的に対応するのではなく、状況を共有しながら、責任を持って仕事を進めたいです。
【考えられる追加質問】
・上司に忙しい状況を伝える際、どのような言い方をしますか。
・上司から「どちらも急ぎ」と言われた場合、どう対応しますか。
＜回答例3＞
新しい仕事を引き受ける場合は、作業範囲と期限を明確にしたうえで進めます。
忙しい状況であいまいなまま仕事を引き受けると、思った以上に時間がかかり、他の業務にも影響が出る可能性があります。そのため、どこまで対応すればよいのか、完成イメージはどの程度なのか、いつまでに必要なのかを確認します。
また、一人で抱え込むのではなく、必要に応じて周囲に協力を依頼したり、途中経過を上司に共有したりします。早めに状況を伝えることで、手戻りや遅れを防ぐことができると思います。
大学職員の仕事では、正確性と期限の両方が求められます。忙しいときほど、最初の確認と途中共有を大切にしたいです。
【考えられる追加質問】
・忙しいときに仕事の質を落とさないために、何を意識しますか。
・途中で期限に間に合わないと分かった場合、どう対応しますか。
＜回答例4＞
自分だけで対応することが難しい場合は、早めに相談し、協力を得るようにします。
忙しい状況で無理にすべてを抱え込むと、結果としてミスや遅れにつながり、周囲に迷惑をかけてしまう可能性があります。そのため、自分で対応できる範囲を見極め、難しい場合は早い段階で上司や同僚に相談します。
例えば、資料作成の一部を分担してもらう、確認作業だけ協力してもらう、期限を調整するなど、状況に応じた方法を考えます。ただし、周囲に依頼する場合も、自分が何をどこまで進めるかを明確にすることが大切です。
大学職員の仕事は、個人だけでなく部署全体で進めるものだと思います。責任感を持ちながらも、必要なときには周囲と協力して対応したいです。
【考えられる追加質問】
・周囲に協力を依頼する際、どのような点に注意しますか。
・仕事を抱え込みすぎないために、日頃から何を意識しますか。
＜回答例5＞
忙しい状況で新しい仕事を頼まれたときこそ、全体のスケジュールを見直すようにします。
新しい仕事が入ると、今までの計画どおりに進まないこともあります。そのため、現在の業務を一覧にし、締切や作業時間を再確認します。そのうえで、すぐに対応すべきもの、後回しにできるもの、誰かに相談すべきものを整理します。
また、短時間で終わる確認事項は早めに処理し、時間がかかる業務についてはまとまった時間を確保するなど、仕事の進め方も工夫します。
大学職員として働くうえでは、急な依頼や予定変更に柔軟に対応する力が必要だと思います。忙しいときほど、全体を見て落ち着いて行動できるようにしたいです。
【考えられる追加質問】
・急な仕事が入ったとき、スケジュールをどのように組み直しますか。
・忙しいときにミスを防ぐため、どのような工夫をしていますか。
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