＜面接官の視点や回答の方向性＞
この質問では、相手に自分の考えを伝える力だけでなく、相手の立場を踏まえて説明できるかどうかが見られています。
大学職員の仕事では、学生、教員、保護者、企業、地域、行政など、さまざまな立場の人と関わります。制度や手続きについて説明する場面もあれば、新しい取組への協力をお願いする場面もあります。そのため、一方的に話すのではなく、相手が何を気にしているのか、どのような情報があれば納得しやすいのかを考える姿勢が大切です。
また、説得という言葉には、相手を言い負かすような印象もありますが、面接ではそのような姿勢は避けた方がよいです。大学職員に求められるのは、相手を尊重しながら、必要な根拠を示し、協力してもらえる関係をつくる力です。
回答では、簡潔に伝えること、根拠を示すこと、相手の不安を確認すること、対話を通じて納得感を高めることなどを、自分の経験と結びつけて説明するとよいと思います。
＜回答例1＞
私が人を説得する際に注意していることは、まず相手の考えや不安を聞くことです。
自分の考えを早く伝えたい気持ちがあっても、相手が何に疑問を持っているのか、どこに不安を感じているのかが分からなければ、必要な説明ができないと思います。そのため、最初から一方的に説明するのではなく、相手の状況や考えを確認することを意識しています。
そのうえで、相手が気にしている点に対して、必要な情報や根拠を整理して伝えるようにしています。以前、業務の進め方を変更する際にも、まず関係者が不安に感じている点を聞き、その不安に対して具体的な対応方法を説明したことで、協力してもらいやすくなった経験があります。
大学職員の仕事でも、学生や教員に協力をお願いする場面が多いと思います。相手の立場を理解しながら、納得してもらえる説明を心がけたいです。
【考えられる追加質問】
・相手がなかなか本音を話してくれない場合は、どう対応しますか。
・相手の意見を聞いた結果、自分の考えと違った場合はどうしますか。
＜回答例2＞
私が注意していることは、結論と理由を分かりやすく整理して伝えることです。
説明が長くなりすぎると、相手にとって何を判断すればよいのかが分かりにくくなることがあります。そのため、まず何をお願いしたいのか、なぜそれが必要なのかを簡潔に伝え、その後で具体的な根拠や背景を説明するようにしています。
また、相手にとってのメリットや、対応しない場合にどのような課題が残るのかも整理して伝えるようにしています。自分の都合だけで説明するのではなく、相手にとって判断しやすい情報を出すことが大切だと思います。
大学職員の仕事では、会議資料の説明や、教職員への依頼、学生への案内など、短い時間で正確に伝える力が求められると思います。簡潔でありながら、必要な根拠が伝わる説明を意識していきたいです。
【考えられる追加質問】
・分かりやすく説明するために、資料作成で意識していることはありますか。
・相手に説明が伝わっていないと感じた場合、どう対応しますか。
＜回答例3＞
人を説得する際には、根拠を示すことを大切にしています。
自分の経験や思いだけで説明すると、相手にとっては納得しにくい場合があります。そのため、数字、事例、利用者の声、過去の経緯など、判断材料になる情報をできるだけ用意するようにしています。
以前、業務改善の提案をした際には、担当者の感覚だけで説明するのではなく、作業時間や問い合わせ件数を整理し、改善の必要性を説明しました。その結果、課題が具体的に伝わり、関係者にも前向きに検討してもらうことができました。
大学でも、学生支援や業務改善を進める際には、現場の感覚だけでなく、データや事例をもとに説明することが重要になると思います。根拠を示しながら、相手が判断しやすい説明を心がけたいです。
【考えられる追加質問】
・根拠となるデータを集める際に注意していることはありますか。
・数字だけでは相手が納得しない場合、どのように説明しますか。
＜回答例4＞
私が意識しているのは、相手によって説明の仕方を変えることです。
同じ内容であっても、相手の立場や関心によって、知りたい情報は異なると思います。例えば、上司であれば全体への影響やリスクを重視する場合が多く、実務担当者であれば実際の作業負担を気にすることが多いと思います。
そのため、説明する前に、相手が何を重視しているのかを考え、伝える順番や強調する点を変えるようにしています。また、専門用語が多くなりすぎないようにし、相手が理解しやすい言葉で伝えることも意識しています。
大学職員の仕事では、学生、教員、保護者、外部機関など、相手によって前提知識や関心が異なります。相手に合わせた説明を行うことで、円滑な調整や合意形成につなげていきたいです。
【考えられる追加質問】
・教員と学生では、説明の仕方をどのように変える必要があると思いますか。
・相手に合わせすぎて、自分の意見が弱くならないようにするにはどうしますか。
＜回答例5＞
人を説得する際には、日頃から信頼関係をつくっておくことも大切だと思います。
どれだけ正しい内容を説明しても、普段からの関係性が十分でなければ、相手に受け入れてもらいにくい場合があります。そのため、説得が必要な場面だけ頑張るのではなく、普段から約束を守ること、相手からの相談に丁寧に対応すること、必要な情報を早めに共有することを意識しています。
また、相手に協力をお願いする際には、負担をかける部分も正直に伝えたうえで、その負担を減らすためにこちらができることもあわせて説明するようにしています。
大学職員の仕事は、多くの人と協力しながら進める仕事だと思います。説得を一回の説明で終わらせるのではなく、普段から信頼を積み重ね、相手に協力してもらえる関係をつくっていきたいです。
【考えられる追加質問】
・信頼関係を築くために、日頃から意識していることはありますか。
・相手に負担をお願いしなければならない場合、どのように伝えますか。
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