この記事では、大学職員採用試験の面接で「〔転職向け〕残業がものすごく多い部下や後輩がいた場合、どのような対応をしますか」と聞かれた場合の考え方や回答例を紹介します。
この質問では、転職者としてのマネジメント経験や、部下・後輩の状況を冷静に把握する力が見られます。残業が多い理由を一つに決めつけず、業務量、仕事の進め方、本人の意識、組織の仕組みなどを分けて考えることが大切です。
＜面接官の視点や回答の方向性＞
大学では、部署や時期によって業務量に大きな差が出ることがあります。入試、年度末、補助金申請、学内行事など、繁忙期に残業が増える場面もあります。一方で、仕事の進め方や優先順位の付け方に課題があり、必要以上に残業が多くなっている場合もあります。
面接官は、この質問を通じて、応募者が部下や後輩の状況を一方的に決めつけず、原因を整理して対応できるかを確認します。回答では、まず状況を把握し、業務量が多い場合は分担を見直す、進め方に課題がある場合は助言する、本人の意識に問題がある場合は丁寧に伝える、という流れで説明するとよいでしょう。
また、残業削減は本人だけの問題ではなく、チーム全体の働き方にも関わります。自分だけで抱え込まず、必要に応じて上司やチームと共有する視点も大切です。
＜回答例1＞
まずは、なぜ残業が多くなっているのかを確認します。業務量が本当に多いのか、仕事の進め方に課題があるのか、本人が一人で抱え込んでいるのかによって対応が変わるからです。業務量が多い場合は分担を見直し、進め方に課題がある場合は優先順位の付け方や作業手順を一緒に確認します。原因を見極めたうえで対応することが大切だと思います。
【考えられる追加質問】
・残業が多い原因を把握するために、どのようなことを確認しますか。
・業務量が本人に偏っていた場合、どのように調整しますか。
＜回答例2＞
本人の仕事の進め方を一緒に確認します。残業が多い人の中には、丁寧に仕事をしようとするあまり、すべてに時間をかけすぎている場合もあると思います。その場合は、期限や重要度を整理し、どこまで仕上げればよいのかを具体的に伝えます。本人の努力を否定するのではなく、効率的に成果を出せるよう支援したいです。
【考えられる追加質問】
・丁寧すぎて時間がかかる後輩には、どのように助言しますか。
・仕事の優先順位を教えるときに、どのような点を意識しますか。
＜回答例3＞
残業が多いことを本人の責任だけにせず、チーム全体の業務の進め方も見直します。特定の人に仕事が集まっている場合や、毎年同じ時期に同じ作業で残業が増えている場合は、仕組みの改善が必要だと思います。業務の平準化、マニュアル化、早めの進捗確認などを行い、特定の人だけに負担がかからない体制を整えたいです。
【考えられる追加質問】
・チーム全体で残業を減らすためには、どのような取組が考えられますか。
・業務を平準化する際に、どのような点に注意しますか。
＜回答例4＞
本人が必要以上に残業していると感じる場合は、まず個別に話をします。周囲の前で注意するのではなく、残業が多い状況や周囲への影響を伝えたうえで、本人の考えも聞きます。残業代が目的になっている場合でも、頭ごなしに否定するのではなく、予算や公平性、健康面の観点から、勤務時間内に成果を出すことの大切さを伝えます。
【考えられる追加質問】
・本人が残業を減らすことに納得しない場合、どのように対応しますか。
・残業を注意するときに、本人のやる気を下げないためには何が必要ですか。
＜回答例5＞
前職で業務改善に関わった経験から、残業が多い人がいる場合は、早めに進捗を確認することが重要だと考えます。締切直前に残業が増えてから対応するのではなく、途中段階で困っていることや遅れている原因を確認します。必要に応じて作業を分担したり、相談しやすい雰囲気をつくったりすることで、本人の負担を減らし、チーム全体の成果にもつなげたいです。
【考えられる追加質問】
・進捗確認を行う際、相手にプレッシャーを与えすぎないためにはどうしますか。
・相談しやすい雰囲気をつくるために、普段から何を意識しますか。
＜まとめ＞
残業が多い部下や後輩への対応では、原因を決めつけず、業務量、進め方、本人の意識、チームの仕組みを分けて考えることが大切です。面接では、本人を責めるだけでなく、改善につなげるマネジメントができることを伝えましょう。
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