＜面接官の視点と回答の方向性＞
大学では、同じ時期に幅広い業務を並行して進めなければならないことが多くあります。
特に、中規模以下の大学では、職員数があまり多くないため、１人の職員に幅広い業務が割り当てられていることが多くあります。
実際の現場では、抱えている業務はたくさんあるにも関わらず、１つずつ順番に業務を処理することしかできない職員がいたり、得意な業務は率先して進めるが、苦手な業務は後回しにしてしまい、業務全体としてはうまく処理できない職員も多くいます。
正直ベースで言うと、面接の場で、受験者がどのようなタイプの職員かを見極めることは難しいと思っていますが、少しでもどんな職員になりそうかをイメージするために、このような質問を通じて受験者の資質を確認しています。
回答としては、「優先順位をつけながらやること」、「効率的に業務を進めること」、「複数の業務に対応するために自分なりの工夫ができること」などを意識して回答するとよいと思います。
＜回答例①＞
まずは優先順位をつけ、業務によってどの時間に行うことが効率的かを考えながら業務を進めると思います。
特に、トラブル対応や新しい取組への対応など、前例のない業務への対応はどうしても時間がかかってしまうと思うので、できるだけ優先的に対応していく必要があると思います。
また、すぐに処理できる業務については、できるだけ早く処理し、抱えている業務量をできるだけ少なくすることで、タスク管理の手間を省き、無駄な時間を少なくするようにすると思います。
＜回答②＞
たくさんの仕事を同時並行で進める際、ひとつのことに集中して忘れてしまうのを防ぐため、各仕事ごとにやらなくてはいけないことまずリストアップします。
またいつまでにしなければならないのかをカレンダーに振り分け、今日やることを明確にします。その日に行う仕事の中ですぐに片付けられそうなものは、すぐに終わらせ、時間がかかりそうなものに集中できるようにします。
【考えられる追加質問】
・これまでの職務経験やアルバイト経験などで無駄な時間を省いたという経験や業務を効率化したという経験はありますか。
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