私自身が大学職員採用試験の面接官を行っている経験やこれまでに就職・転職相談をいただいた方から感じるのは、大学職員の採用試験に合格する人はかなりしっかりと採用試験対策を行ってきているということです。そこでこの記事では大学職員採用試験対策に必要なことと、効率的に実施する方法などを紹介したいと思います。
大学職員の職業理解・大学の業界理解
大学職員になりたいと思う理由は人によって異なると思いますが、大学職員という職業の仕事内容に魅力を感じた方、仕事の安定性に魅力を感じた方、給料などの待遇面に魅力を感じた方など非常に様々だと思います。
しかし、どんな理由であれ大学職員の仕事内容や大学業界についてしっかりと理解している人は少ないと思うので、まずは大学職員の仕事とはどのようなものか、そして、大学は今どのような状況に置かれているかについて理解を深める必要があります。
各大学の採用ページにある職員インタビュー等で大学職員の仕事を理解する
大学職員の仕事内容については、皆さんも大学生だったこともあり、多少はイメージできていると思います。ただ、大学職員の仕事は、大学生に見えているところは一部分で、見えないところで様々な仕事を行っています。
例えば、１つのイベント・行事を実施する際にどんな人が関わりどんな調整・準備を行っているのか、定例的な業務と企画的な業務にはどのようなものがあるのか、１日のスケジュールはどうなっているか、教員と職員の役割り分担はどうなっているのか、一般の事務職員と専門職の職員とはどのような違いがあるのかなど、なかなかイメージできないところもあると思います。
このあたりの情報については、各大学の求人票に記載されている仕事内容や、各大学の採用案内、採用説明会の資料でも説明があると思います。
ただ、それだけだとイメージしにくい場合もあるので、そのようなときは「職員インタビュー」を見るとよいと思います。
「職員インタビュー」は、すべての大学で準備されているというわけではないのですが、大学によって各大学の採用ページなどで紹介をしています。
このページでは、実際に大学職員として働いている人がどんな仕事をしているのか、どんなことにギャップを感じたのか、どんなことが大変なのかについて紹介していることがあるので、このような情報を見ることで大学職員の仕事の理解が深まると思います。
様々なデータから大学の現状を理解する
近年の大学では、
・１８歳人口の減少
・大学の進学率の上昇
・大学数の増加
・人気大学への集中による定員割れ大学の増加
・大学のグローバル化（国際化）
・企業や社会が大学に求めるものの変化
など様々な動きがあります。
例えば、１８歳人口が減少していることについては多くの方が知っていますが、大学の進学率が最近まで上昇していることは知らない人がいたります。
また、大学数が増加していることは知っていても、短期大学が減っていることについては知らない人も多いです。
このように、何となく知っていることでもその背景にある関連するデータを知っておかないと、面接などの場で的外れな回答をしてしまうことになります。
そこで、大学の現状を表している各種データなどを、採用試験前に事前に確認しておくことが重要になります。
このようなデータについては、「文部科学省 大学 データ」などで検索すると、文部科学省の様々な会議で出されているデータを確認することができますので、このようなデータを見ておくと、大学の状況や大学業界の理解を深めることができます。
また、それらを１つ１つ確認するこが難しいという方にいついては、上記でご紹介した『『大学職員の採用試験を受ける前に知っておくべきデータや大学の課題・用語等』
この本には、次の内容が記載されています。
１ 18歳人口（18歳人口の推移・今後の将来推計）
２ 高等教育機関の学校数（大学・短期大学の学校数等）
３ 高等教育機関への入学者数（大学・短期大学の入学者数等）
４ 私立大学の定員割れの状況（学部系統別の定員充足率等）
５ 私立短期大学の定員割れの状況（学科系統別の定員充足率等）
６ グローバル（国際）化の状況（外国人留学生数等）
７ 社会人の学び直し（リカレント）の状況（社会人入学者等）
８ 就職率等の状況（大学生の就職率・ポストドクター数等）
９ その他（学習時間の日米比較・女性研究者数等）
その他、ほぼ同じデータについては、会員限定サイトの「大学職員の採用試験を受ける前に知っておきたい大学のデータ66」という記事でも紹介しています。
教育関連サイトのニュースから大学業界を理解する
普段はあまり目にすることが多くないかもしれませんが、各大学において特色のある新しい取組などが行われると、各大学がプレス発表を行ったり、様々なメディアでニュースになることがあります。
これらのニュースを確認しておくと、最近の大学でどのようなことが行っているかを確認することができ、大学業界の理解につなげることができます。
また、面接の場では「最近、大学関連で気になったニュースはありますか」などと聞かれることもあるので、そういった意味でも大学関連のニュースを見ておくことは重要になります。
大学関連のニュースについては、「大学 ニュース」などと検索すると大学関連のニュースが確認できたり、ツイッターでは、大学に関するニュースを発信しているアカウントもあったりするので、そのようなところが情報を収集することができます。
私がよく見ているサイトとしては、「大学ジャーナルオンライン」「大学プレスセンター」「リセマム」などがありますので、これらのサイトを見ると多くの大学関連のニュースを確認することができます。
★参考記事★
大学職員採用試験の書類選考対策
大学職員採用試験の書類選考対策を行ううえで、特に注意していただきたい点や知っておいていただきたい点をいくつか紹介したいと思います。
面接を想定してエントリーシート等の応募書類を作成する
大学職員のエントリーシート等の応募書類を作成するうえで特に気を付けていただきたいことは、「書類選考を通過したい」だけでなく、「面接試験でエントリーシートに記載したことの詳細を聞かれることをイメージしたうえで作成する」ということです。
面接試験は、エントリーシート等の応募書類に記載されたことを中心に質問がされますが、実際に面接試験まで進んで面接対策を行ってみると、質問をされても具体的なエピソードがないような記載があったり、面接官に聞いてほしいような内容が記載されていなかったりします。
そうするといくら書類選考に通過したとして、面接試験では合格しにくくなってしまうので、結果的に大学職員の内定を獲得することが難しくなってしまいます。
特にエントリーシートに記載できるスペースが少ない大学については、そのスペースを埋めることだけに集中してしまい、面接でエントリーシートに記載したことに関する追加の質問をされたときにうまく回答できないというケースがよくあります。
このように面接試験を想定しないでエントリーシート等を作成してしまう人はよくいるので、必ず面接試験を想定しながら作成するようにしましょう。
大学職員の書類選考で不合格になることはよくある
書類選考の実施方法や大学によっても異なりますが、大学によっては書類選考の段階でなかり絞っている大学（応募者の10分の1以下など）もありますので、大学職員採用試験で書類選考に落ちることはよくあるということは知っておくとよいと思います。
人によっては最初の２～３大学で不合格となってしまうと、それだけで「自分は大学職員になることはできない」と考えてしまって大学職員を目指すことを諦めてしまう人もいます。
私にご相談いただいた人の中には、30大学以上に大学に応募して書類選考の合格率は２～３割程度だった人も最終的に内定を得ることができた人もいましたし、２年越しで内定を得ることができた人もいるので、書類選考で不合格となったからといって「すぐに諦めない」ということは重要になると思います。
⇒（参考）大学職員採用試験の書類選考の実施方法と倍率・合格率
エントリーシート等の応募書類は第３者に見てもらうことも大事
エントリーシート等の応募書類はできる限り第３者に見てもらうようにしましょう。そうすることで、自分では気が付けなかった誤字脱字が見つかったり、よりアピールできるような内容に変更できる場合があります。
新卒の方は大学のキャリアセンターやサークルの先輩などに見てもらってもよいですし、転職（中途採用）の方は友人や転職エージェントを活用することで無料でチェックしてもらうことができます。
これは時間さえあればできることなのでぜひ積極的に行っていただきたいと思います。もし、このようなお願いができる人がいない場合は、有料になってはしまいますが私のように「応募書類の添削」などのサービスを提供している人もたくさんいるので、そのようなサービスを使ってもよいと思います。
⇒（参考）【事例紹介あり】大学職員の就職・転職のアドバイスを行っています
場合によっては、複数の方に確認してもらうのもよいかもしれません。
ただ、エントリーシートのような長文は聞く人によって指摘される箇所が異なることも多くあります。このため、指摘されたからと言ってすべて従うのではなく、自分自身が納得した場合のみ修正するようにしたほうがよいと思います。
★参考記事★
大学職員採用試験の筆記試験対策
大学職員の採用試験における筆記試験は応募者が多い大学で行われることが多く、いわゆる「足切り」に使われることが多くあります。
本来であればすべての受験者と面接を行って、大学にとって一番活躍できそうな人材を採用できればよいのですが、面接を行うのは時間もコストもかかるためすべての受験者と面接を行うことが現実的にできません。
もちろん、書類審査で落とすことも可能ですが、書類だけでは受験者ごとの差を見ることが難しく、判断もしにくいため、筆記試験により面接する受験者を絞っていくことがあります
このため、筆記試験はなくてはならないものとなっていますが、受験者にとっては筆記試験で落ちてしまうのは、ある意味では本番の試験（面接）に挑戦ができていないということでもあるので、この筆記試験で落ちてしまうのは非常にもったいないことになります。
ただ、筆記試験対策に時間を使い過ぎると当然に他の面接試験などの対策をする時間が少なくなってしまうので、どこまで時間を使うべきかは難しいところです。
効率的に実施するためには、まずどの種類の試験の勉強をすることを決めることだと思います。筆記試験と言っても、ＳＰＩ、玉手箱など様々なものがあり、大学独自の問題の場合もあります。
まずは求人票を確認したり、インターネットで過去の実施状況を探したりして、自分がどの試験の勉強をするかを決める必要があります。もし、情報を確認することができないのであれば、「ＳＰＩだけやる」とか「ＳＰＩと玉手箱を網羅的にやる」などと自分自身で何をやるかを決める必要があります。
次に自分でやると決めた内容をどれくらいやるかを決める必要があります。例えば、「１回全体を解いて、２回目は間違ったところだけやる」とか「１回全体を解いて、明らかに理解が難しい問題は捨ててその他の問題を３回やる」など、自分に合った戦略を立てるとよいと思います。
このように、「何をどれくらいやるか」ということを決めたうえで対策を進めると、他の選考の対策も併行して行うことができると思います。
作文・小論文試験対策
作文・小論文試験はすべての大学ではなのですが、一部の大学で実施されている試験です。大学によって書類選考と同じタイミングで提出を求める大学もあれば、試験会場で実施するという大学もあります。
また、試験会場で実施する大学でも事前にテーマを提示している大学もあれば、試験会場で初めてテーマがわかるという大学もあります。
作文・小論文試験の対策がで一番大事なことは「書くこと」です。実際に書いた経験がないと、特に試験会場で書く場合は時間内にうまくまとめることがかなり難しくなります。
いくつかのテーマで書いておくことで、自分なりの書き方（型）を習得することができ、仮に事前に予想していたテーマと異なるテーマが出たとしてもある程度は対応できるようになります。
ではどのようなテーマが考えられるかというと、私個人としては大きく３つ程度のパターンがあると思っています。
①大学や職員の在り方に関するテーマ
⇒「これからの大学の在り方について」「これからの社会情勢を踏まえて、事務職員が果たすべき役割についてあなたの考えを述べてください」等
②応募者が大学で貢献できることや実施したいことに関するテーマ
⇒「本学で実現したいこと」「18歳人口の減少に伴う大学の学生確保競争激化において、当大学の特色を踏まえあなたが果たせる役割は何か」等
③仕事に対する考え方・提案等に関するテーマ
⇒「チームで仕事をするうえで大切なこと」「業務効率化させる為に必要な人間関係とそれを実現する為の施策を具体的に述べよ」等
これらの中からそれぞれ１つずつ、合計３つ程度準備するとよいと思います。
作文・小論文を書く過程では、そのテーマについてどんな課題があってどんな取組が考えられるかなどについて、自分自身で調べることになります。
その過程を経ることで大学業界の理解を深めることができます。この大学業界の理解を深めることは、面接対策にもつながるので、ぜひ作文・小論文対策も頑張っていただければと思います。
グループディスカッション対策
グループディスカッションも、一部の大学で実施されている試験です。試験対策をするにあたっては２つのポイントを意識しておく必要があります。
グループディスカッション試験の特徴を理解する
グループディスカッションでは一般的に受験者の積極性（主体性）や協調性（チームワーク）、論理性などを評価するものとなっています。
面接試験でも同じように、積極性や協調性を評価することになりますが面接試験では受験者のこれまでの経験などを聞いたうえで評価するのに対し、グループディスカッションではその場のグループの中でのやりとりを見て評価することになります。
これは、実際に大学職員となって業務を進めるうえではチームで仕事を進めることも多くあり、チームの中でどのような対応をするかを見るというのも１つの目的となっています。
受験者によってはこれまでの経験の中で他者よりも優れた積極性や協調性をアピールできるものがあるという自信があるという人もいると思います。
しかし、グループディスカッションの場では個人の経験に関するアピールはあまりできないため、グループディスカッションでよい評価を得られるには、グループディスカッションでどのようなふるまいをすればよいかを理解しておく必要があります。
大学の業界研究をしっかり行うことが重要
グループディスカッションを受ける際には、設定されたテーマに基づく知識がないと、混乱して論理的に話せなくなってしまったり、傾聴する余裕がなくなってしまったり、提案したいことをうまく表現できなかったりします。
このため、グループディスカッションの評価方法を理解するとともに、大学職員採用試験のグループディスカッションで出される可能性のあるテーマの知識やその背景を理解しておくことが重要になります。つまり、大学の業界研究をしっかり行う必要があります。
例えば、「大学のグローバル化を進めるためにはどのような施策が必要か」というテーマだった場合、大学のグローバル化を進めるうえで何が課題になっていて、それを実現するためにはどんな障害があるのか、グローバル化が進んでいる大学ではどんな取組を実施しているのかを知っておくことで、グループディスカッションの場で話せる内容が大きく変わってきます。
仮に大学の業界研究をしっかりと行っていないと単に「英語の授業を増やすべき」「アジア以外の留学生を増やすべき」などと提案したりしていまいますが、現在の大学それがなかなか実現できない理由などを知っているとまた違った提案ができたり、提案するにしても課題と併せて説明ができるなど、他の受験者との差別化を図ることができます。
このようにグループディスカッションでは業界研究をしっかり行っておくことも大事になります。
グループディスカッションの評価ポイントの理解
グループディスカッションでは実際にどんな対応をすればよい評価を得られるのか、逆にどのような対応をとったらマイナス評価となってしまうのかを理解したうえで、それに合った対応をしていくことも大事です。
ここでは私が面接官としての経験からプラス評価とした対応とマイナス評価とした対応をご紹介しますので、このような点を意識して、グループディスカッションに臨むようにしていただくとよいと思います。
＜プラスの評価＞
・司会が決まらないときに空気を読んで司会を担当した
・頑張って議論を盛り上げようとする姿勢が見えた
・他のメンバーへの配慮が見えた（意見を言えてない人に気を遣う）
・自分の考えをしっかりと持って説明ができていた
・新たな視点からの提案をした
・司会でなくてもちゃんとまとめるよう誘導していた
・メンバーの意見を取り入れながらまとめられていた
・議論の方向性が定まらないときに議論を整理し結論にもっていくような発言をした
＜マイナスの評価＞
・ほとんど話さなかった
・自分の意見がなかった（人の意見の同調ばかりであった）
・声が小さかった（元気がなかった）
・長く話過ぎていた（何を言いたいかがわからなかった）
・自分の主張が強すぎていた（自分自身のアピールばかり目立っていた）
・人の話を遮っていた
・テーマからずれた話をしているのに気が付いていなかった
・なんとなくだらしない印象を受けた
・なんとなく失礼な態度が見受けられた
★参考記事★
大学職員採用試験の集団面接（グループ面接）対策
集団面接（グループ面接）と同様に、一部の大学で実施しています。グループディスカッションほどの特殊性はありませんが、個人面接とは異なった点を気を付ける必要もあるので、実際に集団面接（グループ面接）を受ける際には、集団面接（グループ面接）を受けるうえの心構えや試験対策を行う必要があります。
特に理解しておいていただきたいことは１人あたりの説明時間がかなり短いということです。個人面接の場合は少なくとも20分～30分の時間がありますが、集団面接（グループ面接）の場合は６分～10分程度のことが多いです。
このため、集団面接（グループ面接）では端的に回答するということが求められます。
また、その他の個人面接との違いとしては、
・他の受験者がいることで動揺しやすい
・他の受験者との比較がしやすいので優秀な人が多いと不合格になる可能性が上がる
・他の受験者が話しているときの態度や話した内容を理解しているかも見られている
などもあるのでこのあたりも頭に入れておくとよいと思います。
試験対策としては、個別面接と同様に想定される質問に対する回答を準備しておくことになりますが、その際には上記でお伝えした集団面接（グループ面接）の特性を理解し、あまりに説明が長くなってしまうようなエピソードについては、端的に回答できるようにまとめ直すか、場合によっては別のエピソードを準備したりすることになります。
大学職員採用試験の個人面接対策
私が大学職員の面接官を行っている中で感じていることは、大学職員採用試験の合格者は面接の準備をかなりしっかりとしてきているということです。
準備している人と準備をしていない人では、どうしても面接の中で差が出てしまい、準備がしっかりとできていない人は自信がないように見えてしまったり、大学で求める人材に合わせるような回答ができなかったりするため、面接対策をしっかりとした人のほうが合格してしまいます。
実際の面接の場では、面接官と受験者が会話を行い、面接官に対して「大学が求めている人材に合っている」とか、「職場の中でうまくやっていけそう」とか、「将来的に成長しそう」などと思わせることができれば合格に近づくことができます。
面接官にこのような印象を持たせるためには、自然に自分自身を伝えるだけでは難しく、自分から「採用したい」と思わせるような人材に近づけていく必要があります。
そのためには、事前に面接の準備を行うことが非常に重要であり、受験する大学がどのような人材を求めているかを確認したうえで、面接での回答を準備しておく必要があります。
面接対策については、私のブログにある「大学職員の面接対策「よく出される質問」」を参考にしていただいて、自分なりの回答をまとめておくこともできますし、現在では様々な大学職員のサイトがあるので、それらを活用することもできると思います。
まとめて、私の回答例をまとめてみたいという方については、『大学職員面接回答事例集59
いずれにしても、大学職員になるためには面接対策が非常に重要になりますので、大変だと思いますがしっかりと対策を行ったうえで面接に臨むようにしましょう。
★参考記事★
大学職員採用試験を受けるうえでの個別相談
大学職員の採用試験の準備をする中では応募書類や面接での回答について、本当にこれでよいのかと思うこともあると思います。
私自身は転職で大学職員になることができたのですが、大学について詳しい知り合いがおらず、採用試験対策を行うのに非常に苦労した記憶があります。
もし、
・志望動機の添削をしてほしい
・志望動機を面接官としてどのよう感じるか教えてほしい
・面接での回答内容について意見がほしい
・受験する大学の特色や魅力を大学職員の立場から教えてほしい
・大学職員の仕事内容を教えてほしい
などということがあれば、「ココナラ」というサイトを通じて個別相談も受けておりますので、希望がある方は個別にご相談いただければと思っています。
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公式サイト「ココナラ」
ぜひ、大学職員になって、大学業界を一緒に盛り上げていきましょう。