今回は、東京にある複数の大学職員の採用試験を受けているMさんからの相談事例の紹介です。

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Mさんからは、職務経歴書と強み・自己PRの添削について相談がありました。

また、その後、追加で、「これまでの経験から大学で活かせることはありますか」というご質問をいただいています。

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修正が必要と思われる箇所について

些細な点も含んでおりますので、必要に応じて、気になる点を修正していただければと思います。

・冒頭の経歴にある職務経歴期間「(〇〇年〇月~〇〇年〇月)」についてですが、経歴の最後を見ると「(〇〇年〇月~現在)」となっております。

どちらの経歴が正しいのかが不明で、文書の中で齟齬が生じてしまうので、もし、現在も在職中であれば、冒頭の記載を「現在」に修正するなど、齟齬が生じないような記載にしたほうがよいと思います(別途、提出している履歴書とも整合性をとる必要があります)。

・〇行目にある「担当業務」の1つ目ですが、「・」が抜けているようでしたら修正したほうがよいと思います。

・〇行目にある「・・・実績の向上につながる。」については、「・・・実績の向上につなげる。」のほうが自然だと思います。

・〇行目にある「同行訪問実施し実績へ・・・」については、「同行訪問を実施し実績へ・・・」のほうが自然になると思います。

・〇行目にある「・・・環境作りをできたと思います。」については、環境作りができたと思います。」のほうが自然だと思います。

経歴全体について

各大学が求める人材像・職員像を踏まえた記載がされているため、経歴の内容としてはよい印象を持ちます。

実績についてもわかりやすく数値で示されており、私が書類審査を行うのであれば、面接まで行いたいと感じる経歴です。

また、これは面接の際に「どう説明するのか」という視点になりますが、Mさんの経歴・実績を見ると、「営業成績第1位」など実績が良すぎるため、「なぜ転職する必要があるのか」、「なぜ大学なのか」という点について聞かれる可能性があります。

その際に、どうのように説明するかを準備しておくとよいと思います。

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強み・自己PRについて

強み・自己PRの内容を確認すると、「コミュニケーション力」、「課題解決力」、「折衝力」、「事務の正確性」が記載されています。

最初の3つについては、各大学が求める人材像・職員像と合致する記載となっております。
一方で、「事務の正確性」については、大学でももちろん重要なことではありますが、やや記載の優先度は下がると感じます(入試の専門職等の高い正確性が求められる職種の募集の場合は記載したほうがよい場合もあります)。

これは、大学全般に共通するものですが、大学業界としては以下のような課題を抱えていることもあり、最後に記載する強み・能力のほうがよりよい印象になると思います。

<大学が抱える課題>
 ・少子化等により大学間競争が厳しくなっている

・それにより他大学と差別化できるような魅力のある大学になる必要がある

・魅力ある大学になるためには、これまでにはない新たな施策・取組が必要になる

・新たな施策・取組を行うためには、それを実行できる人材が必要になる

・これまでの大学職員は18歳人口が減少していたものの、大学進学率が上昇していたため、新たな施策・取組を積極的に行わなくても学生募集(大学経営)に苦労することはなかった

・このため、新たな施策・取組を実行できるような人材が現状ではあまり多くない

・そこで、新たな施策・取組を実行できる人材を育成するため、大学内での研修や意識改革を進めている

・しかし、もともとぬるま湯につかっていた教員・職員が多い状況では、新たな施策・取組を行うことは、「単に仕事が増える(職員側)」、「研究する時間が減る(教員側)という意識の教員・職員も多く、組織の意識を変えることはなかなか難しいという現状がある

・これは、大学の組織の特殊性上、新たな施策・取組を行うには、職員の同僚・上司だけでなく、教員の理解を得る必要があり、1つのことを実行するまでのハードルが高いということも人材の育成が難しい要因にもなっている(企業のようにトップダウンで進められないケースも多い)

・そこで、他の業界や組織等で新たな施策・取組を実行してきた人材を採用し、それまでの経験を活かして、施策・取組を実行してもらうと同時に、組織全体に新しい風を入れ、少しずつでも組織の意識改革を行いたいという思いがある

・ただし、企業と同じようなやり方では大学の教員・職員がついてこないケースもあるため、大学の風土に合わせる柔軟さも必要になる

以上の大学の課題を踏まえ、Mさんの経歴から考えると、「部下の指導・育成」で得られた「人材育成」の経験や、「目標、実績の管理」で得られたマネジメントの経験をもう少しアピールすると、大学としてはよい印象を受けると感じました。

そこで、もし、文字数的に余裕があるのであれば、このような記載を追記し、文字数に制限があるようでしたら、「事務の正確性」の部分を削除し、このような記載に変更してもよいと感じました。

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これまでの経験や能力から大学で活かせること

現在の大学は「新しい施策・取組を行い他大学にはない魅力を高める必要」があります。

それができる人材と見せられるかがポイントとなるため、それをこれまでの経験から「できる」ということを語る必要があります。

よくあるパターンとしては、「前職ではこんなことをしていた」⇒「だから大学でも新しい施策・取組を進めるうえで貢献できる」という説明があります。

Hさんの場合は、「〇〇の工夫をして業績を挙げた」、「〇〇という提案をし、実行した」⇒「このような経験は新たな施策・取組を進めなければならない大学でも貢献できる」や「〇〇の工夫をして部下の指導・育成やマネジメントを行ってきた」⇒「大学では教職員一体となって進める施策・取組が多いと思うが、マネジメントの経験は大学でも貢献できる」などと説明できると思います。

私が面接官を行っている中では、そこまで大学の業務内容を深く理解している必要はないと感じています。

それは、大学職員の仕事というのは実際に働いてみないとわからない部分が多く、入職前に深く知ることは困難だからです。

このため、ある程度ざっくりとイメージができていればよいですし、大学職員経験者以外で、大学職員の仕事を深く理解している人はほとんどいません。

また、悪い印象を与えるパターンとしては、「民間企業でバリバリやっていた」⇒「だから大学職員でも当然に通用する」というようなスタンスの場合です。

実際にはそのような部分もあると思うのですが、面接官も大学職員なので、自分の職業を下に見られるのはよく思いません。

このため、「大学も同じように簡単にはいかないかもしれないが、私は粘り強くやっていくことができるので、何とか実行まで結びつけることができる」というスタンスに立ったほうがよい印象を与えることができます。

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