今回は、入試広報課の求人に応募予定のEさんからの相談事例の紹介です。

Eさんからは入試広報課の求人に応募する予定であるが、仕事のイメージがわからないため、入試広報課にどのような業務があるかを教えてほしいという相談でした。

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具合的な質問

大学職員への転職を目指しており、近隣の大学で「入試広報課」の求人が出ておりました。可能であれば、この求人に応募したいのですが、仕事のイメージがなかなかわかないところもあります。入試広報課にはどのような業務があるか教えていただけますか。

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質問に対する回答

大学によって部署ごとの役割分担や業務内容は異なるケースがありますが、ここでは「入試の仕事」と「広報の仕事」に分けてご説明をいたします。

小規模の大学では、「入試」と「広報」を1つの部署や1人の担当者で対応しているところもあれば、大規模大学では、「入試課」と「広報課」で部署自体が分けられ、入試課では入試を中心に仕事を行い、広報課では広報を中心に仕事を行うというものもあります。

受験する大学どのような体制になっているかはわかりませんが、大学の規模や部署名を見て判断できる場合もあります。

入試の仕事

「入試の仕事」としてはその名のとおり、自大学で実施する入試への対応が主な業務となります。

具体的には、入試募集要項の作成、入試に関する問い合わせ対応、出願者の受付や手続き、入試の準備(試験問題の作成手続き・管理、試験会場の割り振り・準備、入試当日の運営、合格発表手続き、入学手続き等)となり、1つの入試でも多くのプロセスを経ることになります。

「入試」と言っても現在の大学では幅広い入試を実施しており、推薦入試、AO入試、センター入試、大学独自の入試、留学生入試、社会人入試、編入学入試、大学院入試など幅広いものがあります。もちろんすべての入試には異なるルールがあり、それをしっかりと理解して正しく運用することが求められます。

特に、大学で入試ミスが発生してしまうと大きな問題(ニュース)になってしまうので、慎重さが求められる業務となります。

また、次にご説明をさせていただく「広報の仕事」と重なる部分もありますが、「入試広報(高校生等に受験してもらうための広報)」の業務を担当する場合がございます。

具体的には、高校生向けの冊子やウェブサイトへの広告の出稿、オープンキャンパスの企画・運営、高校生向けイベントでの広報、高等学校訪問などがあります。最近では、高校生の保護者向け説明会というのも増えてきています。

入試広報では、高校生に対して大学の魅力などを説明する場面も多くなりますが、高校生からは様々な質問がされます。

例えば、「どのような企業に就職できるのか」、「どのようなサークルがあるのか」、「自分が適用されそうな経済支援制度はあるか」、「どのくらいの学生が留学できるか。留学の要件(語学力等)はあるか」、「図書館の開館時間は長いか」、「有名な先生はいるか」など非常に幅広い質問がなされます。

このため、入試広報担当の職員は単に入試の制度や仕組みに詳しいだけでなく、大学全体について理解している必要があります。

このような人材になるためには、積極的に勉強する能力だけでなく、幅広い部署の職員や教員とコミュニケーションをとり、大学の情報を獲得できるようなコミュニケーション能力が必要になってきます。

その他にも、大学によっては入学前の段階で、「大学での学び方や過ごし方」を伝える入学前ガイダンスを実施していたりもします。

このようなイベントは、大学によっては「教務部門」で対応しているケースもありますが、場合のよっては入試担当部署で対応しているケースもあります。

広報の仕事

「広報の仕事」としては、上記でご説明した入試広報と重なる部分もございますが、簡単に言うと大学を宣伝する仕事です。

こちらも大学によって考え方が異なる部分もありますが、細かく分けて考えると、高校生等の受験生に対する広報(入試広報)や、社会や一般向けの大学の知名度を高めるための広報(一般広報・大学広報)、グローバル社会を見据えた海外に対する広報(国際広報)、大学の研究成果を発信するための広報(研究広報)、大学の構成員の愛着を高めるための広報(インナーブランディング)などとに分けられる場合があります。

大学の規模によってそれぞれの役割を踏まえて対応している大学もあれば、すべて1つの「広報」としてあまり区別せずに対応している大学もあります。

具体的な業務としては、自大学ウェブサイト管理・運営、大学案内(パンフレット)の作成、取材対応、大学グッズの作成、広報戦略の策定、上記で記載した入試広報の仕事等が主なものとなります。

近年は、少子化の影響等から大学間の競争が激しくなってきており、質の高い受験生を獲得するという意味で広報の重要性は高まってきています。

また、国公私立大学問わず、大学には多額の税金が使われており、大学が社会に対してどのような貢献をしているかについて発信していくことも求められるようになってきています。

その他、私個人としては、「学生に自大学に入学してよかったと思ってもらい、卒業後にそれを発信してもらうこと」や「その学生が卒業後に社会で活躍すること」が大学にとっても大きな広報になると考えております。

そのためには、在学中に大学を好きになってもらうことが重要であり、その1つの役割がインナーブランディングだと考えています。広報と言うと、対外的な広報に目が行きがちですが、学内の広報戦略を考えるということも重要だと感じています。

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